Webinare: So funktioniert interaktive Kommunikation für Ihr Unternehmen

Seit der Corona-Pandemie nimmt die Bedeutung von Webinaren noch mehr zu – und lässt ein großes Potential für Freiberufler, Kleinunternehmer und den Mittelstand entstehen. Egal ob Sie als Coach, Trainer oder in der Weiterbildung tätig sind, als Dienstleister oder Agentur beraten – mit der Durchführung von Webinaren haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kundestamm und Ihr Dienstleistungsangebot zu erweitern. Denn bei Webinaren ist es egal, wo Ihre Kunden sitzen – um die Ecke oder am anderen Ende der Welt. Die Wissensvermittlung von Referent oder Moderator zu Konsument erfolgt digital. Selbst die Teilnehmerzahl spielt keine Rolle.

Was genau ist eigentlich der Unterschied zwischen einem Meeting und einem Webinar? Webinare, bei denen Sie sich mit den Teilnehmern in einem virtuellen Raum treffen, kennzeichnen sich durch diese Merkmale:

• Die Veranstaltung findet online statt: eine Internetverbindung und die jeweiligen Zugangsdaten genügen für die Teilnahme. Die Teilnehmer treffen sich in einem virtuellen Raum. Es gibt keine Beschränkung in der Teilnehmerzahl. 
• Für die Teilnahme verschicken bzw. erhalten Sie einen Einladungslink per E-Mail.
• Als Veranstalter haben Sie die Möglichkeit, Materialien wie Medieninhalte, Präsentationsfolien, den eigenen Bildschirm usw. zu präsentieren und direkt mit den Teilnehmern zu sprechen.
• Diverse Webinar-Software-Lösungen bieten die Möglichkeit, dass sich die Teilnehmer mit der entsprechenden Freigabe auch während der Veranstaltung direkt zu Wort melden können.
• Weitere Interaktionsmöglichkeiten von Web-Seminaren – die wir auch unter den Bezeichnungen kennen – sind Chats, Umfragen und Datei-Freigaben bzw. -Downloads.

Neben Webinaren gibt es weitere Online-Veranstaltungen, die wir für Sie voneinander abgrenzen möchten:

Web Seminare haben im Vergleich zu Präsenzseminaren einige Vorteile, zum Beispiel:

• standortunabhängige Durchführung (Zusammentreffen in virtuellem Raum)
• geringere Nebenkosten für Anreise, Verpflegung etc.
• geringerer Planungsaufwand für Webinar-Anbieter
• höhere Teilnahmebereitschaft, da Zeit- und Kostenaufwand geringer
• Aufzeichnungsmöglichkeit von Webinaren für Wiederverwertbarkeit
• höhere Lernerfolge durch kurze Webinardauer

Für Sie als Unternehmer sind vor allem die Kosten- und Zeitersparnisse interessant. Wenn Sie Webinare als neue Dienstleistung oder als Marketing-Maßnahme zur Neukundengewinnung etablieren möchten, können Sie diese relativ einfach und kostengünstig testen. Der Markt hält eine große Bandbreite an Webinar-Software bereit, die mit vielfältigen Funktionen überzeugt. Sobald Ihre Test-Phase erfolgreich verlaufen ist, können Sie richtig durchstarten.

Sie spielen mit dem Gedanken, ein Webinar zu einem bestimmten Thema zu halten? Dann gibt es einige Dinge, die Sie im Vorfeld bedenken und planen sollten. Denn eine gute Vorbereitung hilft Ihnen dabei, den Webinar-Erfolg am Ende präzise auswerten zu können. Fangen wir mit den Grundlagen an:

Ob ein Webinar das richtige Format für Sie ist, hängt davon ab, was Sie vermitteln möchten. In manchen Fällen eignen sich andere Formate, wie Webpräsentationen oder Webkonferenzen besser.

Wenn Sie beispielsweise als Softwareverkäufer ein neues Produkt auf den Markt bringen oder als Kosmetiker ein neues Treatment anbieten, können Sie Ihren Kunden dies in Form einer Webpräsentation nahebringen. Findet diese live statt, können Sie direkt Kundenfragen beantworten und Anregungen für Ihre nächste Präsentation mitnehmen. Die Webpräsentation schafft Nähe zwischen Ihnen als Verkäufer bzw. Hersteller und Ihren Kunden. Das fördert sogleich das Vertrauen in Ihr Unternehmen, und die Interessenten sind eher bereit, eine Kaufentscheidung zu treffen.

Wenn Sie Produkte führen oder Sie Themen aufklären möchten, die immer wieder Diskussionsbedarf wecken, könnte es sich lohnen, eine Webkonferenz durchzuführen und in den direkten Austausch mit Ihren Kunden zu gehen.

Webinare werden dann spannend, wenn Sie mit Ihren Kunden in Interaktion gehen möchten. Hierbei muss es sich nicht zwangsläufig um ein anleitendes Webinar handeln, bei dem Sie Ihren Kunden etwas beibringen. Interaktivität können Sie auch fördern, wenn Sie Rückfragen, Umfragen oder Rezensionen in Ihr Webinar einbinden. Werden Sie kreativ! Möchten Sie Ihren Kunden ein Tool vorstellen und Sie damit vertraut machen? Nutzen Sie ein Webinar! Wenn Sie sich selbst in der Rolle des Referenten oder Moderators wiederfinden, machen Sie sich Gedanken darüber, auf welche Art und Weise die Wissensvermittlung stattfinden soll.

Wie es der Name bereits verrät, ist das primäre Ziel eines anleitenden Webinars, die Wissensvermittlung. Ob es sich nun um grundlegende oder komplexe Fragestellungen handelt – in einem anleitenden Webinar können Sie Ihren Zuschauern gezielt Know-how weitergeben und sich selbst als Experten positionieren:

• Zeigen Sie Ihren Kunden die Basics ihres Handwerks: Das können bei Hairstylisten einfache Alltagsfrisuren zum Mitmachen oder Nachmachen sein, bei Schneidern Grundlagen von Stickdesigns usw.
• Wenn Sie ein neues Produkt auf den Markt gebracht haben, können Sie ein Webinar veranstalten, um bestimmte Funktionen zu demonstrieren und Ihren Kunden anbieten, direkt mitzumachen. So erhöhen Sie die Affinität Ihrer Kunden für das Produkt und können erste Fragen bereits klären.

Ein Webinar muss keinesfalls einseitig sein. Gerade dann, wenn Sie ein Live-Webinar planen, können Sie zahlreiche Techniken anwenden, um mit Ihrem Publikum in den Austausch zu treten – zum Beispiel so:

• Bringen Sie Umfragen mit ein: Wenn Sie aktuell ein Thema im Rahmen Ihres Unternehmens sehr beschäftigt und Sie die Meinung Ihrer Kunden interessiert, können Sie dieses Thema in einem Webinar behandeln und die Kundenmeinung über eine Umfrage ermitteln – eine Win-Win-Situation!
• Fordern Sie Ihr Publikum heraus: Geben Sie Ihnen Kleine Aufgaben, um zu prüfen, ob das Vermittelte auch angekommen ist.
• Nutzen Sie Rezensionen: Bitten Sie Ihr Publikum vor oder nach dem Webinar darum, ihre eigene Arbeit einzureichen und lassen Sie die anderen Teilnehmer Feedback geben. Sind Sie beispielsweise Dekorateur, können Sie Ihre Teilnehmer darum bitten ein Bild von ihrer Frühlings-, Sommer-, Herbst- oder Winterdeko einzureichen. Führen Sie eine Boutique? Stellen Sie im Rahmen des Webinars einen Trend vor und lassen Sie die Teilnehmer ein Moodboard mit ihren Ideen erstellen. Wenn Sie die Rezensionen vorab einholen, können Sie diese direkt im Webinar diskutieren. Wenn Sie die Aufgabe am Ende des Webinars stellen, bietet sich ein Follow-up Webinar für die Diskussion der Ergebnisse an.

Um ein passendes Thema zu finden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hier ein paar Inspirationen:

Natürlich sollen so viele Menschen wie möglich an Ihrem Webinar teilnehmen. Um dieses zu bewerben, können Sie verschiedene Mittel und Plattformen nutzen:

• Mundpropaganda: Sagen Sie es Ihren Kunden vor Ort und verteilen Sie Flyer.
• E-Mail: Versenden Sie eine Infomail oder teasern Sie das Webinar in Ihrem Newsletter an. Planen Sie auch Reminer-Mails ein, die zu bestimmten Zeitpunkten an das Webinar erinnern. Wenn möglich, sollten Sie bereits in Ihrem Newsletter die Möglichkeit anbieten, den Webinar-Termin in den Google-Kalender einzutragen.
• Social-Media: Egal ob Instagram, Facebook oder Linkedin – erstellen Sie Postings mit relevanten Infos zum Webinar. Nutzen Sie hierfür auch die Story-Funktion, um Ihre Follower auf den anstehenden Termin hinzuweisen. Bestenfalls verlinken Sie auch gleich die Anmelde-Plattform.
• Website: Beerben Sie Ihr Webinar mit Teaser-Elementen auf Ihrer Website. Ordnen Sie diese im oberen Drittel der jeweiligen Seite an, damit sie nicht übersehen werden. Für die grafische Darstellung können Sie mit auffälligen Farben arbeiten.

Als Geschäftsführer haben Sie bestimmt genug zu tun und können sich nicht noch um die Organisation und Ausführung eines Webinars kümmern.

Fragen Sie doch einfach in Ihrem Team nach, ob jemand Lust dazu hätte, sich mit dem Thema Webinar zu befassen, dieses zu übernehmen und in die Rolle des Referenten oder Moderators zu schlüpfen. Das kann eine Person sein, aber auch ein Team aus 2-3 Personen. Der Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeitenden täglich mit Ihren Produkten in Berührung kommen und sich hervorragend damit auskennen. Das macht auch bei Ihren Kunden einen guten Eindruck, da sie sich sicher sein können, dass ein Experte die Leitung übernimmt.

Falls Sie Support-Mitarbeiter haben, eignen sich diese Personen als Referenten natürlich besonders gut, da sie sich täglich mit Kundenfragen beschäftigen und wissen, wo der Schuh drückt.

Das kommt ganz darauf an: Wenn Sie mehrere unzusammenhängende Themen in Ihren Webinaren behandeln wollen und wenige Ressourcen haben, können Sie Ihre Webinare quartalsweise oder halbjährig abhalten. Wenn Sie ein sehr umfassendes Thema in Ihren Webinaren darlegen, bietet es sich an, eine Webinar-Reihe zu erstellen, die aufeinander aufbaut. Da Webinare sehr zeitintensiv sind, sollten Sie sich gut überlegen, in welchen zeitlichen Abständen Sie diese anbieten. Mehrere Webinare die Woche sind wahrscheinlich nicht so gut geeignet. Hier gilt es: Sie kennen Ihre Zielgruppe am besten und können wahrscheinlich gut bewerten, in welchen zeitlichen Abständen ein Webinar Sinn ergibt.

Webinare bringen einige Vorteile mit sich, die auch auf Ihre unternehmerischen Ziele einzahlen. Die wichtigsten haben wir hier für Sie zusammengefasst:

Das Schlüsselwort bei der Messung der Akzeptanz von Webinaren sind Umfragen. Diese können Sie direkt am Anschluss ans Webinar ausfüllen lassen, indem Sie einen Link zur Umfrage in den Chat schicken und die Teilnehmer darauf hinweisen. Hier können Sie auch weitere Wunschthemen für zukünftige Webinare abfragen. Den Umfragelink können Sie Ihren Teilnehmern auch zusätzlich per Mail im Nachgang an das Webinar zukommen lassen. Professionelle Webinar-Tools und -Software-Lösungen bieten zudem häufig Analysefunktionen, die das Engagement und die Anmelderate messen.

Wenn Sie selbst erfolgreich Webinare veranstalten möchten, nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung.

Mit der folgenden Checkliste für Webinare wird Ihre Online-Präsentation zu einer hochwertigen Veranstaltung, bei der die Teilnehmer von Anfang bis Ende aufmerksam bei der Sache sind.

1. Die passende Webinar-Lösung

Abhängig von der Teilnehmerzahl und den gewünschten Komfortfunktionen gibt es viele Angebote für Webinar Tools. Allen voran die bekanntesten Webinar-Software-Lösungen wie Zoom, Skype, WebEx oder GoToMeeting haben im Wesentlichen alles, was Sie für ein erfolgreiches Webinar brauchen. Chat- und Aufzeichnungsfunktion inklusive.

2. Technische Hilfsmittel

Außer einer guten Software, mit der Sie sich wohlfühlen, investieren Sie in ein hochwertiges Headset bzw. Mikrofon und achten Sie auf eine Kamera mit sehr guter Auflösung, wenn Sie ein Live-Webinar ohne Power-Point-Präsentation planen.

3. Wie kann ich vorab testen, ob meine Geräte für ein Webinar geeignet sind?

Ein Webinar sollten Sie auf jeden Fall proben. Suchen Sie sich einen Partner, mit dem Sie zuerst die Technik und später auch Ihre Präsentation testen können – insbesondere, wenn Sie neu in dem Bereich sind. Testen Sie vor Ihrem ersten Webinar verschiedene Webinar-Software-Lösungen auf Handling und Bedienerfreundlichkeit. Zudem läuft nicht jede Software auf jedem Betriebssystem einwandfrei.

Richtig interessant werden interaktive Webinare durch eine Reihe von Funktionen, die vor allem bei Präsenzveranstaltungen fehlen.

Hier einige Ideen für Ihr nächstes Webinar: