Inkasso-Unternehmen beauftragen: 6 Tipps für deine Auswahl

Was bedeutet Inkasso und was genau ist ein Inkasso-Verfahren?

Die Bedeutung von Inkasso ist einfach erklärt: Inkasso bezeichnet das Einziehen von offenen Rechnungen und Forderungen eines Unternehmens. Der betriebswirtschaftliche Begriff hat seinen Ursprung im Italienischen und steht für „Geldeinzug“. Es ist Teil des Debitorenmanagements und eng mit dem Mahnwesen verbunden. Unternehmen können das Verfahren selbst durchführen oder spezialisierte Inkasso-Unternehmen damit beauftragen, die rechtssicher und systematisch vorgehen. Im Bankwesen ist Inkasso die Einziehung von Geldforderungen im eigenen oder fremden Auftrag.

In Bezug auf Inkasso gibt es zwei entscheidende Rollen:

• Der Schuldner: Hierbei handelt es sich um eine Person oder Organisation, die eine Verpflichtung hat, etwas zu leisten. Die Leistung kann Geld, eine Sachleistung oder ein Vermögenswert sein.
• Der Gläubiger: Auf der Gegenseite fordert der Gläubiger die Erfüllung dieser Verpflichtung. Diese steht oft als Gegenleistung für etwas, was bereits erbracht wurde (z.B. eine Dienstleitung oder Investition).

Begib dich gedanklich in die Rolle eines säumigen Schuldners. Du hast gerade das erste Schreiben eines Inkassobüros erhalten. Der Tonfall des Briefs ist drohend und unverschämt. Schließlich geht es um einen geringen Betrag und das Schreiben ist die erste Mahnung.

Willst du deinen Kunden eine solche Erfahrung zumuten?

Das solltest du nur tun, wenn du keinen Wert auf eine langfristige Geschäftsbeziehung legst. Die meisten Leser werden jetzt aber schon innerlich gezuckt haben. Vielleicht hat der eine oder andere auch schon einmal eine Rechnung übersehen und ein derart übertriebenes Drohschreiben bekommen.

Um also bei deinen Kunden kein schlechtes Gefühl zu erzeugen, solltest du ein seriöses Inkasso-Unternehmen auswählen, das entsprechend deiner Wünsche und der Kundenstruktur vorgeht und die passende Ansprache sowie Vorgehensweise wählt. Natürlich spielt die jeweilige Mahnstufe (ist es das erste oder das dritte Schreiben?) eine entscheidende Rolle. Während das erste Schreiben einer freundlichen Erinnerung gleichkommen kann, darf die wiederholte Zahlungsaufforderung auch drängende Formulierungen enthalten. Stimme den „Härtegrad“ der Formulierungen aber auf jeden Fall mit dem zukünftigen Inkasso-Unternehmen ab.

Nicht nur die Ansprache an den Kunden ist ausschlaggebend für ein imageschonendes Inkasso. Recherchiere vor der Wahl einer Firma im Internet und suche einfach nach „Erfahrungen mit Anbieter X“. Was liest du hier? Wenige Einzelfälle oder seitenlange Diskussionen, die alle von ähnlichen Negativerfahrungen mit dem potenziellen Anbieter berichten?

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ein Loblied auf eine Inkasso-Firma werden Schuldner niemals singen. Die Chance besteht, dass du bei ausnahmslos allen Kandidaten schlechte Erfahrungsberichte liest. Dennoch handelt es sich hiermit um einen Schritt mit großer Bedeutung für deinen Inkassoauftrag und hilft dir, dir ein genaueres Bild zu machen.

In der Branche tummeln sich, entgegen der öffentlichen Meinung, nur wenige schwarze Schafe. Branchenverbände wie beispielsweise der BDIU (Branchenverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V.) arbeiten daran, den Ruf der Inkasso-Dienstleister zu verbessern und unseriöse Anbieter zu eliminieren. Hier können sich Verbraucher auch beschweren, wenn ein Konflikt mit einer Inkasso-Firma besteht. Eine Garantie für ethisch einwandfreies und serviceorientiertes Verhalten ist die Mitgliedschaft im BDIU alleine natürlich noch nicht. Aber ein Unternehmen, dass sich die Mitgliedschaft leistet und sich den strengen Kodizes des BDIU unterwirft, wird mit großer Wahrscheinlichkeit seriös agieren.

Inkasso-Unternehmen benötigen eine Zulassung, da sie besonders geschützte Rechtsdienstleistungen erbringen. Diese Zulassung erteilt in der Regel das zuständige Landgericht. Beauftrage ausschließlich Unternehmen, die im Rechtsdienstleistungsregister zu finden sind oder dir die Zulassung zweifelsfrei belegen können.

Um die Servicequalität eines seriösen Inkasso-Unternehmens zu testen, kannst du folgende Punkte prüfen:

• Erreichbarkeit der Hotline
• Kosten für Telefonate mit dem Anbieter (unüblich: 0180er-Rufnummern)
• Möglichkeit, individuelle Rückzahlungspläne zu vereinbaren
• Freundlichkeit und Kompetenz der Mitarbeiter (auch mal selber anrufen)
• Reaktionszeiten auf Anfragen
• Transparenz hinsichtlich Vorgehensweise und Kosten für den Gläubiger
• Sachstände können online eingesehen werden

Je nach deinen Anforderungen und deiner Kundenstruktur kann entweder der eine oder andere Punkt besonders wichtig für dich sein.

Die Sachlage ist klar: Die Kosten für das Inkasso trägt der Schuldner. Behalte das immer im Hinterkopf, wenn du dich für ein Inkasso-Verfahren entscheidest. Die Kosten, die der Einsatz eines solchen verursacht, sind allerdings nicht frei bestimmbar, denn sie orientieren sich an den Gebühren, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit verlangen dürfte. Je nach Gegenstandswert (Höhe deiner offenen Rechnung) sind die zulässigen Rechtsanwaltsgebühren verbindlich vorgeschrieben.

Denke immer daran: Wir sprechen von deinen Kunden!

Dies ist der wichtigste Tipp mit der größten Bedeutung im Inkasso-Verfahren, den wir dir überhaupt geben können. Vergiss nie, dass wir die ganze Zeit von einem Dienstleister sprechen, der deine Kundenforderungen eintreiben will. Die Zeit, die du in die sorgfältige Auswahl des Inkasso-Unternehmens investierst, zahlt sich aus. Denn eine eingetriebene Forderung auf Kosten einer intakten Kundenbeziehung ist nicht nachhaltig und gefährdet auf lange Sicht den Erfolg deines Unternehmens. Gestehe dem Inkasso-Unternehmen jedoch eine seriöse Härte zu.

Wenn du alle genannten Punkte beachtest, sollte es ein Leichtes sein, ein seriöses Inkasso-Unternehmen zu finden, das dein Forderungsmanagement übernimmt.

Behalte dabei aber immer im Hinterkopf, dass es sich dabei um einen Schritt handelt, der möglicherweise deine Geschäftsbeziehungen belastet. Auf der anderen Seite können ausbleibende Zahlungen die Liquidität deines Unternehmens gefährden.

Wäge entsprechend sorgfältig ab, was für deine Firma das Beste ist.

Ein Inkassofall wird erst nach mehreren erfolglosen Mahnungen eingeleitet. Das Mahnverfahren umfasst in der Regel drei Mahnungen, die in einem Abstand von 8 bis 14 Tagen versendet werden. Bleibt eine Reaktion aus, wird ein Inkasso-Verfahren gestartet, bei dem der Schuldner erneut zur Zahlung aufgefordert wird. Ein Einspruch kann nur sinnvoll sein, wenn die Forderung unbegründet ist. Wird weiterhin nicht bezahlt, kannst du gerichtliche Mahn- und Vollstreckungsbescheide erlassen. Dies führt zu einer Zwangsvollstreckung, bei der auch Eigentum gepfändet werden kann. Die Bearbeitung startet meist innerhalb von wenigen Tagen.