Cloud-Speicher: Externer Speicherplatz für Ihre Daten

Sie nutzen bei einem externen Cloud-Speicher Speicherplatz eine fremde Storage-Infrastruktur. Dieses Servicemodell nennt man SaaS (Storage-as-a-Service). Der Zugriff auf diese Technologie geschieht auf zwei Arten: Schalten Sie sich über eine öffentliche Internetverbindung zu oder nutzen Sie eine gesonderte, private Netzwerkverbindung. Wenn Sie sich für einen Anbieter entschieden haben, läuft die Handhabung daher stets gleich ab:

• Sie erstellen einen Nutzernamen bzw. verwenden Ihre E-Mail-Adresse
• Sie legen ein sicheres Passwort fest
• Sie speichern Ihre Daten wie Fotos, Dokumente oder andere Dateien
• Sie verwalten von jedem möglichen Endgerät Ihre im Cloud-Speicher befindlichen Dateien

Neben der Funktionsweise eines cloudbasierten Speichersystems gilt es weiterhin zu klären, warum ein Cloud-Speicher sinnvoll und notwendig ist. Folgende Gründe sprechen für den Einsatz eines virtuellen Speicherdienstes:

• Reduzieren Sie Kosten: Aufgrund der Nutzung von Cloud-Speichern müssen Sie keine Hardware mehr kaufen oder Geld in die Wartung von Storage Area Networks (SANs) ausgeben. Buchen Sie bei großen Datenmengen Speicherplatz hinzu oder reduzieren Sie Speicherkapazitäten. Was ein Cloud-Speicher kostet, orientiert sich an Ihrem Bedarf. Sie zahlen daher nur den Platz, den Sie zum jeweiligen Zeitpunkt brauchen. Die schnelle Skalierbarkeit ermöglicht eine flexible Anpassung sowohl nach oben als auch nach unten.
• Steigern Sie Ihre Flexibilität: Durch die Bereitstellung von Daten in einem zentralen Cloud-Speicher können Sie die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens verbessern. Benötigte Dokumente, Tabellen oder Präsentationen stehen an einem Ort zur Verfügung und sind für alle Mitarbeiter gebündelt zugänglich.
• Beschleunigen Sie die Datenbereitstellung: Mithilfe der schnellen Datenverarbeitung können gespeicherte Unterlagen in wenigen Klicks gefunden werden und in Sekundenschnelle heruntergeladen werden. Durch den digitalen Datenfluss wird die übergreifende Übertragung und Verwaltung von Dokumenten von tagelangen Prozessen auf wenige Minuten reduziert.

Wenn Sie eine Cloud verwenden, wählen Sie gezielt aus, was Sie dort speichern. Die Daten können Sie jederzeit im Cloud-Speicher verwalten, bearbeiten und löschen bzw. diesen vollständig leeren. Bei einem Cloud-Backup hingegen handelt es sich um eine automatische Speicherung. Diese Anwendung sichert all Ihre Daten ab, ohne dass Sie das bewusst steuern müssen. Damit sind Ihre Dateien immer sicher, selbst wenn zum Beispiel ein Virus Ihren Rechner befällt oder Ihre Festplatte durch einen Kurzschluss gelöscht wird.

Es gibt sehr viele Cloud-Speicher-Anbieter auf dem Markt. Zusätzlich zum Speicherplatz unterscheiden sich diese im Funktionsumfang. Diese Faktoren hängen vom jeweiligen Hersteller und dem gewählten Paket ab. Darin gibt es auch Abweichungen in der Verfügbarkeit der User-Lizenzen. Diese brauchen Sie für jeden Benutzer, der in Ihrem Unternehmen mit dem Cloud-Speicher arbeiten möchte.
Daneben trennen die Hersteller häufig die angebotenen Preise, die Laufzeit (Monat oder Jahr) sowie die Größe des Speicherplatzes. Wir haben ein paar Cloud-Speicher-Dienste im Vergleich für Sie zusammengefasst:

Was tun Sie, wenn Ihr Cloud-Speicher voll ist? Entweder löschen Sie veraltete Dateien oder buchen zusätzliche Speicherkapazität hinzu.

Um vollkommen auf der sicheren Seite zu sein, können Sie Ihre Daten verschlüsseln, bevor Sie diese in den Cloud-Speicher laden. Diese Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bieten einige Cloud-Speicher-Anbieter bereits in ihren Paketen an. Ist das nicht der Fall, können Sie die Verschlüsselung auch selbst in die Hand nehmen. Zum Beispiel mit separaten Tools, wie das häufig bereits vorinstallierte 7-Zip.

Es gibt nicht den besten Cloud-Speicher. Allerdings haben Betriebe die Möglichkeit, eine eigene private Unternehmens-Cloud aufzubauen. Das kann sich in manchen Fällen bereits für kleine bis mittelständische Firmen lohnen. Die benötigte Hardware mieten Sie bei einem Cloud-Anbieter. Dann entscheiden Sie, ob Sie oder der Dienstleister die gesamte Verantwortung des Betriebssystems übernehmen. Das betrifft:

• Sicherheitsaktualisierungen
• Datenverwaltung
• Datenschutz

Ihre interne Cloud ist allerdings nur über Ihr Intranet, über einen VPN-Client oder in einem passwortgeschützten Bereich zugänglich. Dies kann die Sicherheit des Cloud-Speichers deutlich erhöhen.

Doch nicht nur die Speicherung der Unternehmensdaten in der Cloud ist für die Geschäftsprozesse und Datensicherheit von Vorteil. Auch der Einsatz einer cloud-basierten Unternehmenssoftware wie Lexware Office kann viele Abläufe vereinfachen. Durch die immer verfügbaren Daten kann man Buchungen, Rechnungen oder Lieferscheine ganz einfach von unterwegs aus verwalten und profitiert von der ständigen Erreichbarkeit der Anwendung über den Browser.

Das hängt davon ab, worauf Sie Wert legen. OneDrive zum Beispiel bietet weniger Speicherplatz an, wenn Sie ohne Microsoft Office arbeiten. Hier sind Sie also an das System gebunden. Dropbox hingegen ist sehr beliebt bei privaten Nutzern. Allerdings werden die Daten dabei außerhalb der EU gespeichert. Das spricht für eine geringere Sicherung. Oder Sie verwenden enorm große bzw. viele Daten. Dann kommen nur kostenpflichtige Cloud-Speicher mit bis zu 10 TB Speicherplatz infrage.

Cloud-Speicher im Test zeigen, dass kostenlose Alternativen mittlerweile einen moderaten Funktionsumfang bieten. Daher sind diese auch für KMU sinnvoll. Benötigen Sie doch mehr Speicherplatz, erweitern Sie einfach kostenpflichtig das Modul. Bei den Preisen der Cloud-Speicher gibt es teilweise große Unterschiede, sodass auch günstigere Alternativen gute Konditionen besitzen. Kleine und mittelständische Unternehmen brauchen zum Beispiel nicht immer das leistungsstärkste Paket mit unendlicher Speicherkapazität. Überlegen Sie daher vor dem Kauf Ihr Cloud-Speicher genau, welche Aspekte für Sie wichtig sind.