Wann muss eine Einkommensteuervorauszahlung geleistet werden?
In Deutschland müssen Einkommen aus selbstständiger und nicht selbstständiger Arbeit laut dem Einkommensteuergesetz (EStG) versteuert werden.
Auch Selbstständige, Freiberufler und Vermieter müssen genauso wie alle Arbeitnehmer Einkommensteuer zahlen und können Steuervorauszahlungen nicht vermeiden. Nur kann diese nicht einfach von deren Einkommen abgezogen werden, da Sie im Normalfall kein Gehalt bekommen.
Stattdessen müssen Sie dann eine Einkommensteuervorauszahlung an das Finanzamt leisten. Diese Vorauszahlungen tätigen Sie genau wie bei der Gewerbesteuervierteljährlich. Nur die Umsatzsteuervorauszahlung darf in bestimmten Fällen auch monatlich geleistet werden.
Als Berechnungsgrundlage für die Höhe der Vorauszahlungen dient dem Finanzamt dabei Ihr Umsatz aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr. Das ist der sogenannte Veranlagungszeitraum. Die Höhe der Vorauszahlung wird in einem Vorauszahlungsbescheid festgehalten.
Info
Wozu dienen die Einkommensteuervorauszahlungen?
Der Sinn hinter den Einkommensteuervorauszahlungen ist es, zu verhindern, dass Steuerpflichtige am Ende des Jahres nicht in der Lage sind, die volle Steuerlast zu tragen und somit in finanzielle Schwierigkeiten geraten.
Herabsetzungsantrag für die Vorauszahlungen der Einkommensteuer stellen
Das Finanzamt ist bei der Festsetzung von Einkommensteuervorauszahlungen – auch bei Vorauszahlungen von Körperschafts- und Gewerbesteuer – nicht gerade zimperlich. Nach dem Motto "Haben ist besser als nicht haben!" orientieren sich die Sachbearbeiter des Finanzamts bei der Ermittlung der Einkommensteuervorauszahlungen eher am oberen Limit.
Setzt das Finanzamt die Vorauszahlungen der Einkommensteuer, Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer oder auch die Lohnsteuervorauszahlung zu hoch an, weil sich im Vergleich zum Veranlagungszeitraum Ihre Einkommensverhältnisse geändert haben, können Sie dieser widersprechen, sie ablehnen und einen Antrag stellen, um die Höhe herabzusetzen und die Vorauszahlung zurückholen. Wenn Sie also Einspruch gegen den Vorauszahlungsbescheid erheben und diesen aufheben bzw. die Steuervorauszahlung reduzieren möchten, nimmt das Finanzamt im besten Fall eine Anpassung der Steuervorauszahlungen vor. Für den Antrag auf Herabsetzung der Gewerbesteuer-Vorauszahlung können Sie unser Muster als Vorlage verwenden – eine solche Vorlage gibt es sicherlich auch als PDF, jedoch sollte eine Beispiel-Formulierung ausreichen.
Tipp
Zu niedrige Vorauszahlungen müssen Sie nicht melden
Sie haben zwar das Recht, einen Herabsetzungsantrag für Ihre Vorauszahlungen der Einkommensteuer zu stellen. Sie müssen das Finanzamt aber nicht darüber informieren, wenn Ihre Vorauszahlungen deutlich zu niedrig sind.
Ausnahme: Hakt das Finanzamt nach und fragt wegen deutlich gestiegener Umsätze nach, ob sich auch der Gewinn des laufenden Jahres deutlich erhöht, müssen Sie die Wahrheit sagen. Andernfalls machen Sie sich strafbar.
Muster für Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen
Besteht Ihrer Meinung nach ein Widerspruch der Einkommensteuervorauszahlungen oder auch der Vorauszahlungen für z. B. die Gewerbesteuer, die das Finanzamt festgesetzt hat, stellen Sie einen Herabsetzungsantrag, wofür wir Ihnen hier ein Muster zur Verfügung stellen. Am besten verwenden Sie diese Vorlage für den Herabsetzungsantrag an das Finanzamt.
Das Muster eignet sich für Ihren Antrag auf Anpassung der Vorauszahlungen von Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer optimal:
Sehr geehrte Damen und Herren,
wie Sie meiner beigefügten voraussichtlichen Gewinnermittlung 2025 entnehmen können, wird die festgesetzte Steuer für 2025 höchstens 10.000 EUR betragen. Da die laufenden Vorauszahlungen jedoch deutlich über dieser Steuerschuld liegen, bitte ich um Herabsetzung der laufenden Vorauszahlungen. Die Gründe für den Gewinnrückgang können Sie meinen Ausführungen zur voraussichtlichen Gewinnermittlung 2025 entnehmen.
Mit freundlichen Grüßen
Einkommensteuervorauszahlung berechnen
Liegt Ihr Einkommen unter dem gesetzlichen Freibetragvon 12.096,00 Euro im Jahr (Stand 2025) als ledige Person oder 24.192,00 Euro im Jahr für Verheiratete, müssen Sie keine Einkommensteuer zahlen.
Außerdem wird eine Einkommensteuervorauszahlung nur dann angesetzt, wenn die Einkommensteuer in einem Jahr mindestens 400,00 Euro beträgt – liegt der Betrag darunter, sind Sie von der Vorauszahlung befreit und setzen bei der Pflicht der Steuervorauszahlung aus. Auch Rentner, die jährlich mehr als 400,00 Euro zahlen, müssen Einkommensteuervorauszahlung ans Finanzamt zahlen.
Am Ende des Geschäftsjahres werden alle geleisteten Vorauszahlungen mit der Steuer verrechnet, die im Rahmen der Steuererklärung ermittelt wird. Das Finanzamt berücksichtigt die Vorauszahlungen im Steuerbescheid automatisch. Auf Grundlage dieses Steuerbescheids setzt es dann auch wieder die Vorauszahlungen für das Geschäftsjahr fest.
Der Berechnung der Einkommensteuervorauszahlung liegen die Einnahmen des vorherigen Geschäftsjahres zugrunde.
Einkommensteuervorauszahlung: Termine
Die Steuervorauszahlung wird wie gesagt quartalsweise geleistet. Die Zahlungsfristen sind immer der zehnte der Monate März, Juni, September und Dezember. Nehmen Sie am Lastschriftverfahren teil. Die Vorauszahlungen werden in der Regel vier bis fünf Tage nach dem Fälligkeitstermin abgebucht.
Achtung
Verpassen Sie keinen Termin!
Verpassen Sie einen Termin, droht Ihnen ein Vollstreckungsbescheid vom Finanzamt und ein Säumniszuschlag. Da versteht das Finanzamt keinen Spaß und braucht dafür nicht einmal einen Gerichtsbeschluss. Der Steuerbescheid alleine reicht aus.
Zahlungsfrist für Einkommensteuervorauszahlungen versäumt – und jetzt?
Für den Fall, dass Sie tatsächlich eine Zahlungsfrist versäumen, melden Sie sich beim Finanzamt und schildern die Lage sachlich und nachvollziehbar. Gegebenenfalls können Sie der Steuervorauszahlung auch widersprechen, wenn Sie den Bescheid für ungerechtfertigt halten. Der sinnvollste Schritt ist jedoch, einfach die Einkommensteuervorauszahlung an das Finanzamt ohne den Säumniszuschlag zu zahlen.
Den Säumniszuschlag können Sie mit ein wenig Glück umgehen, indem Sie ganz einfach in einem formlosen Schreiben darum bitten. Weisen Sie in dem Schreiben darauf hin, dass Sie die Vorauszahlung jetzt geleistet haben und auch sonst immer fristgerecht bezahlt haben. Bitten Sie um Entschuldigung und darum, in diesem Fall den Zuschlag wegfallen zu lassen. Erwischen Sie einen Sachbearbeiter an einem guten Tag, bleibt Ihnen die zusätzliche Zahlung dann eventuell erspart. Das funktioniert aber natürlich höchstens einmal und nicht alle vier Monate. Halten Sie also lieber die Fristen ein.
So prüfen Sie Ihre Einkommensteuervorauszahlungen
Brauchen Sie dringend finanzielle Mittel für betriebliche Investitionen, sollten Sie nicht zuerst zu Ihrer Hausbank gehen. Prüfen Sie, ob die vierteljährlichen Einkommensteuervorauszahlungengesenkt werden können und das gesparte Geld für die Investitionen eingesetzt werden kann. Vielleicht lässt sich die Steuervorauszahlung ändern oder stoppen und beim Finanzamt eine entsprechende Anpassung beantragen.
Checkliste zur Prüfung der laufenden Einkommensteuervorauszahlungen
Nutzen Sie diese Checkliste:
- Prüfen Sie, an welchem Steuerjahr sich das Finanzamt bei Festsetzungen der Vorauszahlungen orientiert hat.
- Handelt es sich dabei um lange zurückliegende Jahre, in denen nie mehr erreichte Rekordgewinne eingefahren wurden? Dann sollte dieses Jahr nicht mehr Ausgangsbasis für die laufenden Einkommensteuervorauszahlungen sein.
- Ermitteln Sie den Gewinn des vergangenen Steuerjahrs.
- Vom Gewinn des vergangenen Steuerjahrs ausgehend, sollten Sie im aktuellen Geschäftsjahr geplante Investitionen sowie die voraussichtliche Umsatzentwicklung bei der Ermittlung des voraussichtlichen Gewinns im aktuellen Geschäftsjahr einbeziehen. Führt dieser erwartete Gewinn im laufenden Jahr zu niedrigeren Steuern und somit zu niedrigeren Steuervorauszahlungen, können Sie die Vorauszahlung der Einkommensteuer reduzieren und eine Herabsetzung beantragen, um diese zu senken – möchten Sie die Vorauszahlung der Einkommensteuer also beim Finanzamt ablehnen und stoppen, können Sie dafür unseren Musterbrief nutzen und anpassen.
- Dem Antrag auf Anpassung bzw. Herabsetzung von laufenden Vorauszahlungen der Einkommensteuer ans Finanzamt müssen Sie folgende Unterlagen beifügen:
- Gewinnermittlung des vorangegangenen Steuerjahrs
- Voraussichtliche Gewinnermittlung des laufenden Steuerjahrs
- Schriftliche Begründung für Antrag auf Anpassung bzw. Herabsetzung der Vorauszahlung – also warum der Gewinn des laufenden Jahres niedriger ausfallen wird als im Vorjahr (Investitionen, Umsatzrückgang etc.)
Plausible Ausführungen
Sind Ihre Ausführungen zum voraussichtlichen Gewinn des laufenden Jahres plausibel, muss das Finanzamt die laufenden Einkommensteuervorauszahlungen – oder auch Vorauszahlungen von Steuern wie Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer – herabsetzen. Wie hoch die beim Finanzamt beantragte Reduzierung der Vorauszahlung von Einkommensteuer, Körperschaftsteuer oder Gewerbesteuer ist, spielt dabei keine Rolle. Hier gibt es keine Bagatellgrenze.
Besonderheiten für Existenzgründer
Sind Sie Existenzgründer, träumen Sie gewiss von üppigen Gewinnen. Doch diesen Traum sollten Sie nicht mit dem Finanzamt teilen. Im Fragebogen für Existenzgründer fragt das Amt nämlich eher unscheinbar nach dem voraussichtlichen Umsatz und nach dem voraussichtlichen Gewinn im Erst- und Zweitjahr. Wer hier hohe Gewinne einträgt, erhält postwendend einen Bescheid über ebenso üppige Einkommensteuervorauszahlungen. Sie und auch Privatpersonen mit unregelmäßigen Einkünften – etwa aus Vermietung oder Kapitalanlagen – können beim Finanzamt einen Antrag stellen, um die Vorauszahlung auf null zu setzen.
Besonderheiten für Existenzgründer
Sind Sie Existenzgründer, träumen Sie gewiss von üppigen Gewinnen. Doch diesen Traum sollten Sie nicht mit dem Finanzamt teilen. Denn im Fragebogen für Existenzgründer fragt das Amt eher unscheinbar nach dem voraussichtlichen Umsatz und nach dem voraussichtlichen Gewinn im Erst- und Zweitjahr. Wer hier hohe Gewinne einträgt, erhält postwendend einen Bescheid über ebenso üppige Steuer-Vorauszahlungen. Aus diesem Grund sollten Sie auf die “Euphoriebremse” steigen und vorerst eine schwarze Null – also ein ausgeglichenes Ergebnis – bei der Gewinnprognose eintragen.
