Sammelposten-Abschreibung bei Wirtschaftsgütern: So funktioniert die Poolabschreibung

Bei der Poolabschreibung müssen Sie alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens zu einem Sammelposten zusammengefassen,

• deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten netto (also ohne Umsatzsteuer) mehr als 250 EUR, aber nicht mehr als 1.000 EUR betragen, und die
• beweglich, abnutzbar und
• selbstständig nutzbar (= für sich allein nutzbar) sind.

Diesen Sammelposten müssen Sie im Jahr der Bildung und in den folgenden 4 Jahren mit jeweils 1/5 des Anschaffungs- bzw. Herstellungspreises gewinnmindernd auflösen. Die Regelung ist zwingend anzuwenden, Ausnahmen existieren nicht. Für die Anschaffungen müssen Sie bei Anwendung der Poolabschreibung für jedes Jahr jeweils einen eigenen Sammelposten bilden.

Für die Einstellung in den Sammelposten ist immer der Nettobetrag maßgebend. Das gilt auch für nicht zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer. So schließen z.B. Umsätze für die Heilbehandlungen durch einen Arzt den Vorsteuerabzug aus. Die Auflösung sieht dann wie unten dargestellt aus.

Diese Buchung wiederholt sich in jedem Jahr über den 5-Jahres-Zeitraum. Einmal in den Sammelposten eingestellte Wirtschaftsgüter verbleiben auch dort.

Der Sammelposten bleibt auch dann unverändert, wenn das Wirtschaftsgut vor Ablauf von 5 Jahren aus dem Betriebsvermögen ausscheidet. Es spielt keine Rolle, ob es unbrauchbar ist oder verkauft wird. Die Nutzungsdauer der einzelnen Wirtschaftsgüter spielt ebenfalls keine Rolle. So werden in den Sammelposten Büromöbel mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren genauso aufgenommen wie ein PC mit einer Nutzungsdauer von nur 3 Jahren.

Der Sammelposten wirkt sich nachteilig aus bei einer Nutzungsdauer von weniger als 5 Jahren und im Falle des Ausscheidens des Wirtschaftsguts vor Ablauf von 5 Jahren.

Die Sammelposten-Abschreibung bzw. Poolabschreibung ist vorteilhaft bei Wirtschaftsgütern, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 250 EUR und 1.000 EUR liegen und deren betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer mehr als 5 Jahre beträgt.

Nur Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens dürfen in den Sammelposten eingestellt und per Poolabschreibung aufgelöst werden. Umlaufvermögen scheidet dagegen aus. Auch unbewegliche Wirtschaftsgüter werden nicht einbezogen. Zu den unbeweglichen Wirtschaftsgütern gehören z.B. Gebäudeteile, An- und Ausbauten, Platzbefestigungen, Ladeneinbauten und immaterielle Wirtschaftsgüter.

Die Einstellung in den Sammelposten setzt voraus, dass es sich um selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter handelt. Ein Wirtschaftsgut ist zu „einer selbstständigen Nutzung“ nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind.

Bei vielen gleichartigen Gegenständen kann jeder Gegenstand ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut sein. Das gilt z.B. für Bestecke in Gaststätten, Hotels und Kantinen, für Bücher einer Leihbücherei und für die Grundausstattung einer Werkstatt mit Werkzeugen. Jedes einzelne Werkzeug ist für sich nutzbar.

Wirtschaftsgüter, die selbstständig bewertet und abgeschrieben werden können, sind dann nicht in den Sammelposten einzustellen, wenn diese nicht auch selbstständig genutzt werden können. Bei der Beurteilung ist darauf abzustellen, ob das Wirtschaftsgut

• zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens einen gemeinsamen Zweck erfüllt,
• fest mit anderen Wirtschaftsgütern verbunden ist,
• zu einer einheitlichen Nutzung über einen längeren Zeitraum mit anderen Wirtschaftsgütern fest verbunden ist und
• nach dem äußeren Erscheinungsbild als Einheit erscheint.

Es ist von einem einheitlichen Wirtschaftsgut auszugehen, wenn ein einzelner Gegenstand für sich genommen unvollständig oder ohne eine Verbindung mit anderen Gegenständen in seiner Verwendbarkeit beeinträchtigt ist.

Für die Beurteilung, ob ein Wirtschaftsgut per Sammelposten-Abschreibung bzw. Poolabschreibung abgeschrieben werden kann, ist immer der Nettobetrag maßgebend. Ob der Unternehmer die in Rechnung gestellte Vorsteuer in vollem Umfang, teilweise oder überhaupt nicht als Vorsteuer abziehen kann, spielt keine Rolle.

Für die Beurteilung, ob ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) vorliegt, sind die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer maßgebend. Da Skonti und Rabatte die Anschaffungskosten mindern, ist der Betrag maßgebend, der sich nach deren Abzug ergibt.

Hat der Unternehmer einen steuerlich zulässigen Investitionsabzugsbetrag gebildet, muss er ihn im Investitionsjahr wieder auflösen. Dabei kann er für steuerliche Zwecke die Gewinnerhöhung wieder rückgängig machen, indem er den Investitionsabzugsbetrag von den Anschaffungs- oder Herstellungskosten abzieht. Durch den Abzug des Investitionsabzugsbetrags können steuerlich Wirtschaftsgüter entstehen, die in den Sammelposten einzustellen sind.

Überschreitet der Einlagewert den Grenzwert von 250 EUR, nicht aber den Betrag von 1.000 EUR, können die eingelegten Wirtschaftsgüter (z.B. Aktenregal, Tisch, Stühle) in den neuen Sammelposten eingestellt werden. Der Wert der Einlage wird dann so angesetzt:

• Anschaffungskosten, abzüglich AfA, wenn die Einlage innerhalb von 3 Jahren nach Anschaffung erfolgt;
• Teilwert, wenn zwischen Anschaffung und Einlage mehr als 3 Jahre liegen. Teilwert ist der Betrag, der im Verkaufsfall erzielt werden würde.

Werden bei einer Betriebsgründung Wirtschaftsgüter in das Betriebsvermögen eingebracht, gelten dieselben Grundsätze. Danach richtet sich dann die Einstufung als Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten einzustellen ist.

Soweit sich die betreffenden Angaben nicht aus der Buchführung ergeben, müssen Aufzeichnungen über die Wirtschaftsgüter geführt werden, deren Anschaffungskosten über 250 EUR liegen.

Ergebnis: Nach Abzug von Skonto ergibt sich ein Betrag, der 1.000 EUR nicht überschreitet. Es handelt sich um ein Wirtschaftsgut, das in den Sammelposten eingestellt werden kann und gleichmäßig über 5 Jahre gewinnmindernd aufzulösen ist.

Wichtig: Liegt beim Jahreswechsel die Anschaffung vor dem 1.1. und der Abzug des Skontobetrags nach dem 31.12., kann er im abgelaufenen Jahr nicht mehr berücksichtigt werden. Schafft der Unternehmer das Wirtschaftsgut z.B. vor dem 1.1. für netto 1.020 EUR an und zahlt er erst unter Abzug von Skonto nach dem 31.12., dann ist der Betrag von 1.020 EUR maßgebend, sodass das Wirtschaftsgut nicht in den Sammelposten eingestellt werden kann. Die Anschaffungskosten mindern sich erst im Zeitpunkt der Zahlung, d.h. im neuen Jahr. Das neue Jahr ist jedoch nicht mehr das Jahr der Anschaffung.

Konsequenz: Die Anschaffungskosten überschreiten nicht den Grenzwert von 1.000 EUR, sodass der Unternehmer das Notebook sofort als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) abschreiben darf.

Weitere Informationen zur Berechnung der Anschaffungskosten und zur Abschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter erhalten Sie im Artikel "GWG-Rechner: So nutzen Sie die Sofort- und Sammelabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter".