Gewinn- und Verlustrechnung (GuV): Das sollten Sie als Unternehmer wissen

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV-Rechnung) ist eine Gegenüberstellung der Erträge und der Aufwendungen eines Unternehmens einer Periode. Sie zeigt also an, ob ein Unternehmen in einer bestimmten Periode Gewinn oder Verlust gemacht hat. Erträge und Aufwendungen werden dabei auf speziellen Ertrags- bzw. Aufwandskonten erfasst, man nennt sie auch Erfolgskonten. Ziel ist es, festzustellen, wie hoch das Unternehmensergebnis einer Berichtsperiode ist und wie es sich zusammensetzt. Die GuV gehört zwingend zum Jahresabschluss eines Unternehmens (§ 242 III HGB). Ein Jahresüberschuss, also ein positives Betriebsergebnis oder Gewinn, erhöht das Eigenkapital, ein Jahresfehlbetrag (negatives Betriebsergebnis oder Verlust) verringert das Eigenkapital eines Unternehmens.

Alle Erträge und Aufwendungen werden auf GuV-Konten gebucht. Am Ende des Geschäftsjahres werden sämtliche Konten abgeschlossen und die Salden aller Konten in die Gewinn- und Verlustrechnung gebucht. Die Salden von Aufwandskonten stehen im Soll, die von Ertragskonten im Haben. Aus den Salden von Erträgen und Aufwendungen ergibt sich dann der Gewinn oder Verlust. Daher hat die Gewinn- und Verlustrechnung am Jahresanfang auch keine Anfangsbestände.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) hat im Prinzip die gleichen Aufgaben wie die Gewinn- und Verlustrechnung, ist aber eine vereinfachte Methode zur Gewinnberechnung. Anders als bei der GuV wird auf sie auf Zahlungszeitpunkte abgestellt, nicht auf die Zeitpunkte der Buchung. Eine EÜR kann u.a. von Freiberuflern unabhängig von der Höhe von z.B. Umsätzen und Gewinnen vorgenommen werden. Außerdem können i.d.R. Kleingewerbetreibende und BGB-Gesellschaften ihren Gewinn im Rahmen der EÜR ermitteln, wenn sie einen Umsatz von 800.000 Euro und einen Gewinn von 80.000 Euro nicht überschreiten (Kleinunternehmerregelung). Näheres zur EÜR ist u.a. in § 4 Abs. 3 des EStG geregelt.

Die GuV ist zwar wie die Bilanz im engeren Sinne Bestandteil des Jahresabschlusses bilanzierungspflichtiger Unternehmen. In der Bilanz an sich wird aber nur aufgeführt, wie hoch das Eigenkapital bzw. das Ergebnis eines Geschäftsjahres ist. In der Gewinn- und Verlustrechnung hingegen wird gezeigt, wie und wodurch der Gewinn zustande kommt. Dieses Zustandekommen wird auf zahlreichen Erlös- bzw. Aufwandkosten detailliert dargestellt. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust verringert es. Für die Ergebnisveränderung wird ein GuV-Konto abgeschlossen, welches auf der Passivseite der Bilanz aufgeführt wird. Auch das Eigenkapital wird in der Bilanz auf der Passivseite ausgewiesen.

Es gibt für die meisten Betriebe keine konkrete Vorschrift, wie eine GuV aufgebaut werden muss. Allerdings sollte die Gewinn- und Verlustrechnung so gestaltet werden, dass sie den GoB (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) entspricht. Sie muss daher klar und übersichtlich aufgebaut werden. Das heißt, sie muss für sachverständige Dritte schnell zu erfassen und zu verstehen sein.

Außerdem muss die Gewinn- und Verlustrechnung das Gebot der Vollständigkeit erfüllen und auch Verrechnungen (Saldierungen) sind grundsätzlich verboten (§ 246 Abs. 2 S. 1 HGB). Beispielsweise dürfen Positionen der Aktivseite grundsätzlich nicht mit Positionen der Passivseite verrechnet werden. Zwar wird durch Verrechnungen das Ergebnis nicht verändert, wohl aber gehen Übersichtlichkeit und Aussagekraft verloren.

Ausnahmen gelten z. B. bei kleinen Kapitalgesellschaften, die bestimmte GuV-Konten zu einer Position Rohergebnis zusammenfassen dürfen. Man spricht hier von größenabhängigen Erleichterungen, die in § 276 geregelt sind.

Der Aufbau der Gewinn- und Verlustrechnung kann entweder in Konten- oder in Staffelform erfolgen (Ausnahme: Kapitalgesellschaften müssen die Staffelform wählen). Die einmal gewählte Darstellungsform ist beizubehalten, um z.B. Mehrjahresvergleiche besser vornehmen zu können (Grundsatz der Bilanzkontinuität).

Bei der Darstellung in Kontenform wird mit zwei Spalten gearbeitet. Sie werden als Soll und Haben bezeichnet.

• Auf der Sollseite (linke Spalte) werden alle Aufwendungen eingetragen, etwa für den Wareneinsatz, die Personalkosten oder die Abschreibungen.
• Auf der Habenseite (rechte Spalte) werden alle Erträge aufgelistet, z.B. Umsätze oder sonstige betriebliche Erträge.
• Gewinne werden auf der Soll-, Verluste auf der Habenseite ausgewiesen.

Nutzen Sie die Kontenform für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung haben Sie den Vorteil, u.a., dass für Aufwendungen und Erträge Salden gebildet werden und man so schnell erkennen kann, wie hoch der Gesamtertrag und der Gewinn (oder Verlust) ist.

Ein Beispiel für eine Gewinn- und Verlustrechnung in Kontoform könnte so aussehen:

Bei der Darstellung der Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform werden zunächst die betrieblichen Erlöse erfasst und ausgewiesen. Darunter dann die betrieblichen Aufwendungen, gegliedert u.a. nach Material-, Personal- und anderen Aufwendungen.

• Der Saldo aus betrieblichen Erlösen und Aufwendungen ist das Betriebsergebnis.
• Danach werden die Erträge und Aufwendungen aus Zinsen (Finanzergebnis), das Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit sowie ein eventuell neutrales Ergebnis, Jahresergebnis, Steuern und der Bilanzgewinn oder –verlust nach Steuern ausgewiesen.

Der Vorteil der Staffelform ist u.a., dass einzelne Ergebniskomponenten getrennt erfasst und dargestellt werden. Damit ist besser zu erkennen, wie das Ergebnis zustande kommt. Die Staffelform ist für Kapitalgesellschaften obligatorisch.

Die GuV-Gliederung kann nach dem Gesamtkosten- oder dem Umsatzkostenverfahren erfolgen. Beide Verfahren kommen zum gleichen Ergebnis, unterscheiden sich aber teilweise in Gliederung und Zusammensetzung. Gesamtkosten- und Umsatzkostenverfahren sind also vor allem Darstellungsalternativen. Nach HGB und IFRS (International Financial Reporting Standards, wenn Unternehmen nach internationalen Regeln bilanzieren müssen) sind beide Methoden erlaubt. Das US-GAAP (Generelly Accepted Accounting Principles) verlangt zwingend das Umsatzkostenverfahren.

Das Gesamtkostenverfahren ist eine so genannte Produktionserfolgsrechnung. Um das Ergebnis zu berechnen, werden alle Mengeneinheiten, die in einer Periode hergestellt wurden, in die Berechnung der Gewinn- und Verlustrechnung einbezogen. Darunter fallen z.B.:

• Umsatzerlöse
• Veränderungen von fertigen und unfertigen Beständen (Bestandsminderungen werden von den Umsatzerlösen abgezogen)
• ggf. aktivierte Eigenleistungen.

Damit müssen auch alle Aufwendungen, die angefallen sind, um Umsätze, Bestände und Eigenleistungen herzustellen, erfasst und ausgewiesen werden. Das GKV ist einfach zu erstellen, da die nötigen Positionen und Zahlen direkt aus der Buchhaltung entnommen werden können. Daher ist eine Kosten- und Leistungsrechnung nicht erforderlich. Das GKV ist daher in Deutschland das am meisten verwendete Verfahren, um eine Gewinn- und Verlustrechnung darzustellen.

Im Gegensatz zum GKV ist das Umsatzkostenverfahren eine reine Umsatzerfolgsrechnung. Das heißt, dass bei den Erträgen nur die Umsätze und bei den Aufwendungen nur die Kosten, die für die Erzielung der Umsatzerlöse anfallen, berücksichtigt und in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesen werden. Bestandsveränderungen sowie aktivierte Eigenleistungen und deren Aufwendungen bleiben unberücksichtigt und werden erst ausgewiesen, wenn z. B. gelagerte Fertigwaren verkauft werden, d.h., zumindest Teile der Aufwendungen werden unabhängig davon ausgewiesen, ob sie im abgelaufenen Geschäftsjahr oder früheren Geschäftsjahren angefallen sind.

Die Umsatzerlöse werden nach Artikel, die Aufwendungen nicht nach Arten, sondern nach Funktionsbereichen (Herstellung, Vertrieb und allgemeine Verwaltung) untergliedert. Die Aufwendungen können, anders als beim GKV, nicht direkt aus der Buchhaltung entnommen werden, da sie auf Bereiche bzw. Kostenstellen zuzuordnen sind. Daher ist es notwendig, eine Kosten- und Leistungsrechnung zu erstellen. International bzw. bei größeren und börsennotierten Unternehmen wird meist das UKV verwendet.

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung wird außerdem nach dem Brutto- und dem Nettoprinzip unterschieden, wobei das Bruttoprinzip im Kern für alle bilanzierenden Unternehmen gilt und das Nettoprinzip nur für kleine Betriebe Anwendung finden darf. 

Beim Bruttoprinzip müssen alle Ertrags- und Aufwandsarten als Einzelpositionen in der Gewinn- und Verlustrechnung aufgeführt werden. Eine Saldierung von Erträgen und Aufwendungen im Vorfeld ist nicht zulässig (s. auch Verrechnungsverbot). Achtung: Brutto und Netto haben in diesem Fall nichts mit den Brutto- bzw. Nettopreisen zu tun. Es geht darum, ob die einzelnen Positionen vor dem Aufstellen der GuV bereits miteinander verrechnet wurden oder nicht.

Ausnahmen bestehen in einigen Fällen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften. Diese dürfen bestimmte Positionen in der GuV zusammenfassen, etwa die Umsatzerlöse und die Materialaufwendungen, und müssen hier nur den Rohertrag ausweisen. Diese Vorgehensweise wird als Nettoprinzip bezeichnet. Ziel ist es vor allem, kleinere Unternehmen von einem zu starken Einblick der Konkurrenz in die Erfolgsstruktur zu schützen. Allerdings entbindet auch das Nettoprinzip nicht von der Verpflichtung, einen detaillierten Kontenplan zu führen. Er muss so aufgebaut sein, dass erkennbar ist, wo ggf. Saldierungen erfolgt sind.