Urteil: Kosten für Geburtstagsfeier können als Werbungskosten geltend gemacht werden

Machten Arbeitnehmer bislang Aufwendungen für eine betriebliche Geburtstagsfeier als Werbungskosten beim Finanzamt geltend, wurden diese Werbungskosten vom Finanzamt regelmäßig nicht zum Abzug zugelassen. Das bisher immer wieder genannte Argument: Ein Geburtstag ist ein privates Ereignis und damit sind auch die Ausgaben mit der Geburtstagsfeier privat veranlasst und steuerlich deshalb tabu.

Doch ein Urteil des Bundesfinanzhofs brachte hier 2016 eine Trendwende bei der Frage, ob unternehmensbezogene Geburtstagsfeiern als Werbungskosten zu sehen sind. Die Einhaltung einiger Voraussetzungen führt dazu , dass die Sachbearbeiter in den Finanzämtern Werbungskosten für die Geburtstagsfeier in der Arbeit zum Abzug anerkennen. Kann ein Arbeitnehmer das Finanzamt davon überzeugen, dass die Feier rein beruflich motiviert war, ist ein Werbungskostenabzug denkbar (BFH, Urteil v. 10.11.2016, Az. VI R 7/16).

Gerade wenn es um die Erstattung von Geld geht, prüfen die Finanzbeamten genau. Bis 2016 wurde der Kostenaufwand für Geburtstagsfeiern von Unternehmern, Geschäftsführern oder Arbeitnehmern nicht als Betriebsausgaben angesehen. Die Klage eines GmbH-Geschäftsführers in Rheinland-Pfalz im Herbst 2016 brachte die Kehrtwende. Somit können Sie Bewirtungskosten einer betrieblichen Geburtstagsfeier steuerlich absetzen, solange Sie bestimmten Kriterien nachkommen.

Wichtig zu wissen: Möchten Sie für berufliche Ausgaben den Abzug von Werbungskosten beim Finanzamt durchsetzen, sind Sie in einer mehrfachen Beweislast. Sie müssen dem Finanzamt zum einen nachweisen, dass die Feierlichkeit beruflich motiviert war und Sie müssen zum anderen die Höhe der Werbungskosten unstreitig durch Rechnungen nachweisen.

Im Rahmen einer betrieblichen Geburtstagsfeier ist ein Werbungskostenabzug denkbar, wenn Sie sich an die folgenden Voraussetzungen halten:

• Herkunft der Gäste: Feiern Sie in der Arbeit Ihren Geburtstag, dürfen an der Feier nur Arbeitskollegen und Kunden teilnehmen.
• Privatgäste: Private Gäste wie Familienmitglieder, Freunde und Bekannte sind bei einer beruflichen Einladung tabu.
• Gästeliste: Erstellen Sie für die berufliche Feier eine Gästeliste mit Kolleginnen sowie Kollegen und bewahren Sie diese auf, um sie im Zweifel dem Finanzamt vorlegen zu können.
• Beweisfotos: Schießen Sie Fotos von der beruflichen Geburtstagsfeier und zeigen Sie diese dem Finanzamt im Zweifel. Sind keine Privatgäste auf den Fotos, ist das der erste Schritt, um für die Geburtstagsfeier einen Werbungskostenabzug zu bewirken.
• Privatparty: Weisen Sie anhand von Rechnungen und einer Gästeliste für die Privatfeier nach, dass Sie neben der beruflichen Geburtstagsfeier auch zu einer separaten Privatfeier geladen haben. Handelt es sich zum Beispiel um einen runden Geburtstag hilft es, wenn Sie Einladungen zur Geburtstagsfeier sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Stil versenden und diese auch aufheben. Verschicken Sie z.B. für die betriebliche Geburtstagsfeier eine Rundmail mit diversen Adressaten, sollten Sie diese ausdrucken und aufheben. Mieten Sie für die private Feier eine Lokalität, können Sie die Vereinbarung hiervon auch als Beweismaterial beilegen.
• Räumlichkeiten: Ein Indiz dafür, dass die Geburtstagsfeier rein beruflich veranlasst war, ist, dass die Feier in Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattgefunden hat.
• Uhrzeit: Damit Sie für Ihre betriebliche Geburtstagsfeier die Werbungskosten erfolgreich absetzen können bietet es sich zudem an, wenn Sie die Veranstaltung vollständig oder zumindest zum Teil während der Arbeitszeit stattfinden lassen. Ein zeitlicher Rahmen von 12-17 Uhr fällt daher unter eine idealtypische Arbeitszeit und ist daher nachvollziehbar und akzeptabel.
• Vergleichskosten: Sind die Ausgaben je Teilnehmer für die Betriebsfeier niedriger als die Kosten für die Privatfeier, spricht das für eine berufliche Veranlassung der Feier in der Arbeit und damit für den Abzug von Werbungskosten. Die Bewirtung für einen Geburtstag im Unternehmen sollte pro Person nicht mehr als 35 Euro betragen.

Beispiel: Eine angestellte Gesellschafter-Geschäftsführerin feiert ihren 65. Geburtstag. Die Feier findet in Räumlichkeiten der GmbH statt. Zur Feier werden 80 Arbeitskollegen sowie Geschäftspartner eingeladen. Für ihre privaten Gäste (Familienangehörige, Freunde, Bekannte) veranstaltet die Jubilarin ein eigenes Fest. Die Ausgaben für die Geburtstagsfeier in der Arbeit betragen 3.000 Euro (Kosten je Teilnehmer 37,50 Euro). Bei der Privatfeier griff sie tiefer in Tasche und konnte Kosten je Teilnehmer von 75 Euro nachweisen.

Folge: Da die Voraussetzungen für den Nachweis der beruflichen Veranlassung der Feier nach den Grundsätzen des Urteils des Bundesfinanzhofs vom 10.11.2016 erfüllt sind, steht dem Abzug von Werbungskosten in Höhe von 3.000 Euro nichts im Weg.