Dienstfahrrad: Das müssen Sie beachten

Im Zuge der Klimaschutzdebatte und zunehmender Verkehrsprobleme in den Innenstädten hat die Politik neue gesetzliche Rahmenbedingungen für die steuerliche Behandlung von Dienstfahrrädern beschlossen. Bei diesem Nachhaltigkeitskonzept wird zwischen zwei Kaufoptionen unterschieden:

1. Das Dienstfahrrad stammt aus einer Gehaltsumwandlung – also wird z. B. statt Barlohn gewährt und finanziert
2. Das Dienstrad wird zusätzlich zum vertraglich vereinbarten Bruttogehalt gewährt.

Wenn Arbeitnehmer planen, über den Arbeitgeber im Rahmen einer Entgeltumwandlung ein Dienstfahrrad zu leasen, sollten sie folgenden Vorschriften hinsichtlich der Besteuerung kennen:

• Seit 1. Januar 2020 versteuert der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin in dieser Variante den geldwerten Vorteil für die private Nutzung des Dienstrads mit 0,25 Prozent der auf volle 100 EUR abgerundeten Kaufpreisempfehlung (UVP) (0,25 Prozent-Regel).
• Bei einer Überlassung zwischen dem 1. Januar 2019 und dem 31. Dezember 2019 musste das Dienstfahrrad noch mit 0,5 Prozent der abgerundeten Preisempfehlung versteuert werden.
• Diese steuerliche Regelung gilt für Fahrräder, Pedelecs (also E-Bikes mit Motorunterstützung bis 25 km/h) und S-Pedelecs mit einer Geschwindigkeit von bis zu 45 km/h.

Beispiel: Die GmbH überlässt einem Mitarbeiter ein E-Bike als Dienstfahrrad zum Kaufpreis von 2.000 EUR. Der Arbeitnehmer muss lediglich für 5 EUR (vor 2019: 20 EUR) zusätzliche Lohnsteuer für die private Nutzung zahlen. Der Arbeitgeber kann für das E-Bike die Umsatzsteuer, die anteilige AfA und die Betriebskosten (Wartung, Versicherung) als Betriebsausgaben absetzen.

Wollen Angestellte ein Dienstfahrrad leasen, welches zum Gehalt hinzugerechnet wird, gelten andere Regelungen:

• Seit 2019 sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom arbeitgebenden Unternehmen gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG).
• Die Steuerbefreiung gilt auch für Elektrofahrräder. 
• Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass die Befreiung bis 2030 gilt.

Aber Achtung: Diese Regelung gilt zwar für Fahrräder und Pedelecs, nicht jedoch für S-Pedelecs (für diese gilt auch in diesem Fall die 0,25 Prozent-Regel).

Darüber hinaus gilt zu klären, ob Arbeitnehmer nach Ablauf des Leasingvertrages das Wunschrad kaufen können:

• Will der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin – etwa nach Ablauf der AfA – das Dienstfahrrad vom Unternehmen erwerben, gilt das steuerlich als geldwerter Vorteil.
• Seit 2020 hat das arbeitgebende Unternehmen die Möglichkeit, geldwerte Vorteile aus der unentgeltlichen oder verbilligten Übereignung von betrieblichen Fahrrädern an den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin pauschal mit 25 Prozent Lohnsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer) zu besteuern.
• Die Pauschalierung führt zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung

Lädt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin das zur Privatnutzung überlassene Dienstrad regelmäßig am Arbeitsplatz auf, entsteht während der Leasingzeit für ihn bzw. sie daraus kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, der zusätzlich zu versteuern wäre (BMF, Schreiben v. 29. 9.2020, IV C 5 - S 2334/19/10009:004).

Achtung: Gibt das Unternehmen aber einen Zuschuss zu den Stromkosten für das Aufladen zu Hause, handelt es sich um einen steuerpflichtigen Zuschuss.

Unternehmen, die ihre Betriebsstätte in zentralen Lagen ohne gute Nahverkehrsangebote haben, können mit Dienstrad-Leasing gerade auch jungen Beschäftigten eine attraktive Zusatzleistung anbieten, die den Arbeitsplatz noch weiter aufwertet und damit die Firmenbindung stärkt. Insbesondere kleine Unternehmen können sich hierdurch einen Vorteil im Wettbewerb um Fachkräfte verschaffen. Ihnen kommt dabei auch zugute, dass es inzwischen Dienstleister wie z. B. JobRad oder EuroRad gibt, die sich auf Dienstfahrrad-Leasing spezialisiert haben und einen Fullservice rund ums Leasing anbieten – von der Wartung über die Finanzierung bis zur Versicherung.

Und noch ein Tipp für alle, die sich fragen, ob ein Firmenrad das Richtige für sie ist: Das Dienstrad schließt den Firmenwagen natürlich nicht aus! Geschäftsführer und Beschäftigte dürfen beides nutzen und steuerlich abschreiben. Dann müssen allerdings sowohl Firmenwagen als auch Dienstfahrrad jeweils mit der 1 Prozent- bzw. 0,5 / 0,25 Prozent-Regel versteuert werden.

Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie Fahrten zu einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet oder zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Sammelpunkt, sind steuerfrei.
Die Bedingung dafür ist, dass diese Zuschüsse bzw. das Jobticket zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 3 Nr. 15 EStG).

Das Gleiche gilt für die unentgeltliche oder verbilligte Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs. Wird das Jobticket aus eine Gehaltsumwandlung gewährt, handelt es sich um eine steuerpflichtige Sachzuwendung, die nur im Rahmen der 50-EUR-Freigrenze steuerfrei ist.