Protokoll der Gesellschafterversammlung: wozu?
Wenn Sie Gesellschafter einer GmbH oder UG sind und sich mit Ihren Co-Gesellschaftern immer einig sind, mag die Bürokratie wie lästiges Beiwerk erscheinen. Sobald es jedoch erste Unstimmigkeiten gibt, werden Sie froh sein, Beschlüsse schriftlich festgehalten zu haben. Wichtige Entscheidungen müssen deswegen in einer Gesellschafterversammlung verhandelt werden. Gesetzlich sind Gesellschafter außerdem ohnehin dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Gesellschafterversammlung abzuhalten.
In der jährlichen Gesellschafterversammlung (ordentliche Gesellschafterversammlung) muss der Jahresabschluss der GmbH / UG festgestellt und die Gewinnverwendung festgelegt werden. Außerdem wird der GmbH-Geschäftsführer bzw. UG-Geschäftsführer von den Gesellschaftern für das abgelaufene Geschäftsjahr entlastet. Die Inhalte der Versammlung sollten schriftlich im Protokoll festgehalten werden.
Inhalte des Gesellschafterversammlungs-Protokolls
Für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung ist es notwendig, die Vorschriften bezüglich der Form der Gesellschafterversammlung genau einzuhalten. Deswegen lohnt es sich, einen Versammlungsleiter zu bestimmen, der den ordentlichen Ablauf sicherstellt. Im GmbH-Gesetz ist die Protokollierung von Beschlüssen nur für die Ein-Personen-GmbH bzw. Ein-Personen-UG vorgeschrieben. Trotzdem empfiehlt es sich, Gesellschafterversammlungen in einem ausführlichen Protokoll festzuhalten.
Das Protokoll muss folgende Angaben enthalten: Ort und Datum, Name der Teilnehmer und Gäste, Name des Versammlungsleiters und Protokollführers sowie deren Unterschriften am Ende. Außerdem den Inhalt der Beschlüsse, Art und Ergebnis der Abstimmung. Grundsätzlich können auch knappere Protokolle geführt werden. In der Regel ist eine detaillierte Dokumentation jedoch von Vorteil.
Fehler im Protokoll der Gesellschafterversammlung
Je konfliktgeladener die Tagesordnungspunkte inhaltlich sind, desto wichtiger wird das Protokoll. Gerade bei Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten empfiehlt es sich eine Kurzfassung der Redebeiträge festzuhalten. Am besten bereiten Sie das Protokoll so weit vor, dass Sie es am Ende der Gesellschafterversammlung fertigstellen und unterschreiben lassen können. Die Unterschrift der Gesellschafter gilt als Zustimmung.
Wird ihnen das Protokoll erst später zugestellt, gilt eine Widerspruchfrist von einem Monat. Wenn innerhalb dieser Frist keiner der Gesellschafter dem Protokollinhalt widerspricht, stimmt er diesem zu. Die Vorlage können Sie im Laufe der Versammlung ergänzen und so sicherstellen, dass Sie keinen Punkt vergessen haben und das Protokoll der Gesellschafterversammlung schnellstmöglich aushändigen können.
