Was ist ein Kassenbuch?
Auch wenn Kartenzahlungen immer weiter auf dem Vormarsch sind, finden natürlich weiterhin Barzahlungen statt. Ob beim Bäcker, am Kiosk oder beim Friseur – es gibt zahlreiche Orte, in denen Bargeld noch häufig im Umlauf ist.
In einem Kassenbuch halten Sie all diese Geschäftsvorfälle schriftlich fest. Demnach finden sich hier sämtliche Einnahmen und Ausgaben in bar und schließlich der Kassenbestand am Ende des jeweiligen Zeitraums.
Warum gibt es Kassenbücher?
Für das Finanzamt ist es schwieriger, Bargeldtransaktionen nachzuvollziehen. Dieses Problem besteht bei Geschäftsvorfällen auf einem Konto in einem wesentlich geringeren Ausmaß. Hinzu kommt, dass Unternehmer oftmals Bargeldzahlungen dazu nutzen, um Umsätze zu unterschlagen. Ein geringerer Umsatz hat für sie den Vorteil, dass sie weniger versteuern und folglich weniger Abgaben zahlen müssen.
Aus diesem Grund sind gewisse Unternehmen und Selbstständige dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Gehören Sie ebenfalls zu dieser Kategorie, können Sie die Vorlage zum Kassenbuch online kostenlos herunterladen.
Info
Wann ist ein Kassenbuch Pflicht?
Sie sind sich unsicher, ob Sie ein Kassenbuch führen müssen? Das Handelsgesetzbuch (HGB) hat drei Kriterien definiert. Die besagen, ob ein Unternehmen zum Kassenbuch verpflichtet ist:
- Unternehmen mit Pflicht zur doppelten Buchführung
- Unternehmen und Kaufleute mit Eintrag im Handelsregister
- Unternehmen, die nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Betrieb erfordern (unter anderem abhängig von Faktoren wie Umsatz, Anzahl der Mitarbeiter und Standorte)
Was sollte ein Kassenbuch enthalten?
Damit das Finanzamt Ihre ausgefüllte Kassenbuch-Vorlage akzeptiert, muss sie ordnungsgemäß geführt sein. Ist dem nicht so, ist das Finanzamt dazu berechtigt, Ihre Gewinne selbst zu schätzen. Das sollten Sie umgehen, da die Schätzung in den meisten Fällen zum Nachteil des Unternehmens ausfällt. Jede Eintragung im Kassenbuch muss die folgenden Punkte beinhalten:
- Name des Unternehmens bzw. des Unternehmers
- Monat und Jahr des jeweiligen Zeitraums aller Geschäftsvorfälle
- Datum des Geschäftsvorfalls
- Art des Geschäftsvorfalls (bspw. Einnahme aus Alltagsgeschäft oder Ausgabe für Büroausstattung)
- Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe
- Belegnummer
- Betrag der Einnahme oder Ausgabe
- Höhe des aktuellen Kassenbestands
Info
Kassenbericht ist nicht gleich Kassenbuch
Der Kassenbericht dient dazu, die Bareinnahmen eines jeweiligen Tages zu ermitteln und darzustellen. Dementsprechend unterscheidet sich die Vorlage eines Kassenberichts von der Vorlage eines Kassenbuchs. Mehr zu diesem Thema und zur korrekten Führung eines Kassenbuchs finden Sie in unserem Artikel „Kassenbuch führen“.
Darauf sollten Sie beim Führen Ihres Kassenbuchs achten
Neben den korrekten Eintragungen gibt es noch einige weitere Punkte, die Sie bei Ihrem Kassenbuch beachten sollten. Diese helfen Ihnen ebenfalls dabei, Fehler und eine potenzielle Ablehnung vom Finanzamt zu vermeiden.
- Vollständige Angaben: Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Belege sind zwei der obersten Gebote bei einem Kassenbuch. Stellen Sie sicher, dass Sie sämtliche Einnahmen und Ausgaben darin vermerken. Dazu zählen unter anderem Verkäufe, Einkäufe sowie Einlagen und Privatentnahmen. Die kostenlose Vorlage dient als Tabelle für Ihre Einnahmen und Ausgaben.
- Chronologische Eintragung: Sie sind dazu verpflichtet, das Muster Ihres Kassenbuchs chronologisch auszufüllen. Sie ersparen sich eine Menge Arbeit, wenn Sie jede Buchung unmittelbar eintragen. Außerdem minimieren Sie auf diese Weise Fehler und riskieren es nicht, das Kassenbuch immer wieder neu beginnen zu müssen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Einträge täglich vorzunehmen. So gewöhnen Sie sich an den Prozess und lassen ihn zur Routine werden.
- Passende Belege: Jede Buchung, die Sie im Kassenbuch eintragen, muss mit einem passenden Beleg nachweisbar sein. Kauft beispielsweise ein Kunde bei Ihnen ein, muss es dazu eine Quittung geben. Kaufen Sie neues Druckerpapier für das Büro, gibt es auch hier einen Kassenbon. Dafür gibt es den Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
- Kein negativer Kassenbestand: Merken Sie sich, dass Ihr Kassenbestand niemals negativ sein kann. Es darf daher kein Geld aus der Kasse fehlen und Sie dürfen sich folglich keines ausleihen.
- Keine nachträglichen Änderungen: Das Finanzamt legt großen Wert darauf, dass Sie die Kassenbuch-Vorlage in unveränderlicher Form einreichen. Das bedeutet, dass Word- und Excel-Vorlagen bei einem Kassenbuch nicht gestattet sind. Das Finanzamt ist bei Kassenbüchern in Excel und Word nicht in der Lage, nachträgliche Änderungen nachzuvollziehen. Dazu gehört auch, dass Sie keine Leerzeilen zwischen den einzelnen Eintragungen lassen. Entscheiden Sie sich für ein Kassenbuch in Papierform, sollten Sie zu einem Kugelschreiber greifen. Alternativ steht Ihnen unsere Kassenbuchsoftware Lexware Kassenbuch Verfügung. Damit sind Sie auf der sicheren Seite und können jeden Zahlungseingang und -ausgang schnell und unkompliziert erfassen.
