Definition
Einfach erklärt: Was ist ein T-Konto?
Bei einem T-Konto handelt es sich um eine Tabelle mit zwei Spalten, der Soll- und der Haben-Seite. Das ist auch eine Erklärung für den Namen T-Konto: Die zweispaltige Tabelle sieht in Bezug auf den Aufbau aus wie ein T.
In der linken Spalte werden alle Soll-Beträge aufgelistet, rechts werden die Haben-Beträge festgehalten. So stellst du Schulden und Forderungen einander übersichtlich gegenüber und behältst den Überblick, was die Bilanz deines Unternehmens betrifft.
T-Konten-Blätter kommen schon seit mehreren Jahrhunderten in der Wirtschaft für die Buchhaltung zum Einsatz. Sie sind der Grundbaustein der doppelten Buchführung und helfen bei der korrekten Bilanzierung aller Geschäftsvorfälle in deinem Unternehmen. Du kannst dich hierfür einfach unsere Vorlage nutzen, die wir dir zum Gratis-Download anbieten. Noch einfacher geht die Erstellung eines T-Kontos natürlich mit einer Buchhaltungssoftware.
T-Konten-Vorlagen – dafür sind sie gedacht
Jeder Geschäftsvorfall in einem Unternehmen wirkt sich auf die Bilanz aus. In den meisten Unternehmen passieren täglich mehrere Geschäftsvorfälle. Diese Transaktionen hältst du in einer T-Konten-Vorlage fest, damit sich die Bilanz deines Unternehmens nicht mehrmals täglich ändert. T-Konten sind also eine Erleichterung für die Buchführung. Bei dieser doppelten Buchführung beeinflusst jeder Geschäftsvorfall immer mindestens zwei Konten. Eines auf der Haben-Seite (Was ist dem Unternehmen zugegangen?) und eines auf der Soll-Seite (Welche Schulden/Aufwendungen sind dadurch entstanden?). Die Konten, über welche du deine Geschäftsvorfälle über das Jahr hinweg auflöst, nennen sich Bestandskonten.
Sie werden noch einmal in Aktivkonten und Passivkonten unterschieden. Doch was sind Beispiele für Aktivkonten und Passivkonten? Wir haben hier eine Übersicht über Aktiv- und Passivkonten:
Aktivkonten
listen alle Aktivpositionen
- Kasse
- Bank
- Forderungen
- Grundstücke und Gebäude
- Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
Passivkonten
listen alle Passivpositionen
- Eigenkapital
- Verbindlichkeiten
- Darlehen und Hypotheken
- Rückstellungen
Aktivkonten und Passivkonten werden zusammengenommen auch Bestandskonten genannt, weil sie den Bestand von Vermögen oder Verbindlichkeiten abbilden.
Grundsätzlich verändert jede Transaktion auf deinen T-Konten die Bilanz. Das passiert in einem laufenden Geschäftsjahr ständig. In den meisten Unternehmen dutzende Male am Tag. Über die T-Konten werden diese Transaktionen festgehalten, damit sie nicht jedes Mal direkt in der Bilanz berücksichtigt werden müssen. Das würde die Buchführung nur unnötig erschweren.
Das haben übrigens schon die Menschen vor ungefähr 700 Jahren festgestellt und deshalb das System der Kontenpläne und daraus resultierend die T-Konten entwickelt – es handelt sich also um ein bewährtes System im Rechnungswesen. Natürlich mussten die Menschen vor 700 Jahren noch alles per Hand in die Spalten des T-Kontos gemäß des Buchungssatzes eintragen.
Du hast es da entschieden einfacher: Nutzt du eine Buchhaltungssoftware wie Lexware Office, musst du kaum noch etwas tun. Das Programm nimmt dir den größten Teil der Arbeit ab und bucht alle Vorfälle dort, wo sie hingehören. So ist am Ende des Geschäftsjahres alles für die Bilanz bereit.
Die Bilanz mithilfe einer T-Konten-Vorlage auflösen
Zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres musst du für jede Bilanzposition ein gesondertes Bestandskonto anlegen. Hier hältst du den Anfangsbestand (Eröffnungsbilanz) fest und notierst im Laufe des Geschäftsjahres alle mit dem Konto in Verbindung stehenden Geschäftsvorfälle.
Am Ende des Geschäftsjahres wird der Endstand deiner Geschäftsbilanz ermittelt. Hierfür überträgst du die Schlusswerte aus deinem T-Konten-Vordruck erst in das Inventar und dann weiter in die Bilanz.
Aus der Jahresbilanz überträgst du dann die Posten aus der Aktiv-Seite auf die Soll-Seite deiner T-Konten-Vorlage. Die Werte aus der Passiv-Seite kommen in die Haben-Seite der Konten. So entstehen die sogenannten Eröffnungsbilanzkonten für das nächste Geschäftsjahr. Alle damit verbundenen Geschäftsvorfälle werden im Laufe des Geschäftsjahres in den entsprechenden T-Konten festgehalten.
Bei großen Unternehmen gibt es zahlreiche Unterkonten, die sich auf ein Oberkonto beziehen. Dann werden die Werte erst aus den Unterkonten in das Oberkonto übertragen und von dort aus in die Bilanz. Du siehst also, die Sache kann überaus komplex werden.
Beispiel für das Buchen auf T-Konten
Deshalb haben wir hier ein Beispiel für dich, das anhand einer konkreten Aufgabe besser veranschaulicht, wie das Auflösen der Bilanz in T-Konten bzw. Bestandskonten funktioniert:
Wir wissen bereits, dass jeder Geschäftsvorfall Auswirkungen auf mindestens ein Soll- und ein Haben-Konto hat. Angenommen, dein Unternehmen kauft Vorräte im Wert von 300,00 EUR. Ein Drittel davon verkaufst du an deine Kunden.
Auswirkungen auf deinen T-Konten
Auf der Soll-Seite steht der volle Wert für alle gekauften Vorräte. Also 300,00 EUR. Auf der Haben-Seite steht allerdings der Betrag, den du bereits verkauft hast. Bei einem Drittel also 100,00 EUR. Um jetzt den Saldo des T-Kontos herauszufinden, berechnest du die Differenz zwischen der Soll-Seite und der Haben-Seite.
In diesem Fall sind das 300,00 EUR auf der Soll-Seite minus 100,00 EUR auf der Haben-Seite. Ergebnis: 200,00 EUR. Wichtig ist dabei immer, um welches Konto es sich handelt. Wenn man es genau betrachtet, hast du ja die vollen 300,00 EUR zur Verfügung. 200,00 EUR in Form der Vorräte und 100,00 EUR durch die verkauften Vorräte.
Allerdings bezieht sich der Bestand immer nur auf das eine Konto. Du hast also Vorräte im Wert von 200,00 EUR. Die 100,00 EUR für die verkauften Vorräte findest du auf einem anderen Konto auf der Soll-Seite. In diesem Fall zum Beispiel auf dem Konto für die Kasse oder das Bankkonto. Wie gesagt, hat jede Transaktion Auswirkungen auf mindestens zwei Konten und dabei jeweils mindestens auf eine Soll-Seite und eine Haben-Seite.
In diesem Beispiel hat der Verkauf der Vorräte Auswirkungen auf die Haben-Seite des T-Kontos für Vorräte und gleichzeitig auf die Soll-Seite des T-Kontos für die Kasse, in die das Geld für die verkauften Vorräte geht.
Der Buchungssatz
Um das noch ein wenig besser veranschaulichen zu können, solltest du dir den Buchungssatz für T-Konten merken. Dieser lautet: „Soll an Haben“. Das bedeutet, dass immer das Soll-Konto vor dem Haben-Konto steht. Ein simples Beispiel wäre, wenn du 100,00 EUR aus deiner Kasse auf dein Bankkonto buchst.
Der Buchungssatz dafür lautet:
Bank 100,00 EUR an Kasse 100,00 EUR
Auf dem T-Konto für die Kasse trägst du die 100,00 EUR auf der Haben-Seite rechts ein. Auf dem Konto für die Bank gehören die 100,00 EUR links auf die Soll-Seite des T-Kontos. Die Buchung hat zwei Konten berührt und jeweils eine Haben-Seite und eine Soll-Seite. Daran erkennst du, dass du die Buchung richtig in deine Konten übertragen hast.
Achtung
So funktionieren Buchungen mit mehreren T-Konten richtig
Stellst du fest, dass du bei einer Buchung auf beiden betroffenen Konten die gleiche Seite bearbeiten musst, ist etwas nicht korrekt. Natürlich kann es auch sein, dass eine Buchung mehr als zwei T-Konten betrifft. In dem Fall muss aber weiterhin mindestens jeweils eine Soll-Seite und eine Haben-Seite beeinflusst werden. Kaufst du unter anderem eine neue Maschine für dein Unternehmen, betrifft das mehrere T-Konten. In einer vereinfachten Darstellung mindestens das Konto für Maschinen, das Konto für Verbindlichkeiten und das Konto für die Vorsteuer.
Wenn wir noch Abschreibungen berücksichtigen würden, kämen noch weitere Konten hinzu, aber für unser Beispiel bleiben wir bei den drei Konten:
Die Maschine kostet 10.000,00 EUR netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer sind wir also bei einem Bruttopreis von 11.900,00 EUR. Auf das Konto für Maschinen kommen also 10.000,00 EUR auf der Soll-Seite. Das Konto für die Vorsteuer wird ebenfalls auf der Soll-Seite mit 1.900,00 EUR beeinflusst. Der gesamte Betrag von 11.900,00 EUR betrifft deine Verbindlichkeiten und somit das entsprechende Konto auf der Haben-Seite.
Je komplexer eine Anschaffung oder eine Investition sind, desto mehr Konten können betroffen sein. Sind mehr als zwei Konten betroffen, spricht man von einem zusammengesetzten Buchungssatz.
Für deine neue Maschine sähe der Buchungssatz so aus:
Maschinen 10.000,00 EUR/Vorsteuer 1.900,00 EUR an Verbindlichkeiten 11.900,00 EUR
Wenn du dir den Grundsatz „Soll an Haben“ merkst, kannst du dir die Buchungssätze für alle Transaktionen selbst zusammenbauen.
Die Grundsätze der doppelten Buchführung
Für die doppelte Buchführung mit T-Konten haben sich über die Zeit hinweg drei Grundsätze etabliert, denen die Buchführung immer folgen muss:
- Jeder Geschäftsvorfall betrifft immer mindestens zwei Konten.
- Jeder Geschäftsvorfall löst mindestens eine Soll- und eine Haben-Buchung aus.
- Der Buchungssatz lautet immer Soll an Haben.
Erfolgsunwirksame und erfolgswirksame Buchungen
Bei den Buchungsvorgängen in deinen T-Konten-Vorlagen wird zwischen erfolgsunwirksamen und erfolgswirksamen Buchungen unterschieden.
Erfolgsunwirksame Buchungen
- Buchungen, bei denen lediglich Bestandskonten bebucht werden
- zum Beispiel, wenn du Geld aus der Kasse zur Bank bringst (Aktiv-Aktiv-Tausch) oder umfinanzierst (Passiv-Passiv-Tausch)
Erfolgswirksame Buchungen
- Buchungen, die den Jahresüberschuss deines Unternehmens beeinflussen
- Zum Beispiel der Fall, wenn du Güter oder Dienstleistungen verkaufst oder Rohstoffe für dein Unternehmen einkaufst
- Zusätzlich zu Bestandskonten ist immer mindestens ein Erfolgskonto, also ein Ertrags- oder ein Aufwandskonto betroffen
Tipp
Das GuV-Konto
Das Gewinn- und Verlustkonto, auch GuV-Konto genannt, ist besonders für den Abschluss deiner Konten am Ende des Geschäftsjahres wichtig. Über das GuV-Konto werden alle Erfolgskonten abgeschlossen. Aus der Bilanz des GuV-Kontos ergibt sich, ob sich das Eigenkapital deines Unternehmens erhöht (Erträge waren höher als Aufwendungen) oder verringert (Aufwendungen waren höher als Erträge).
Besser Buchführen mit einer Vorlage für T-Konten
Du willst dir als Unternehmer wichtige Aspekte deiner Buchführung verdeutlichen? Dann kann es hilfreich sein, auf eine T-Konten-Vorlage zurückzugreifen. Zwar findet die Buchführung heutzutage zumeist elektronisch mit einer Buchhaltungssoftware statt. In manchen Situationen kann jedoch eine händische Visualisierung, zum Beispiel mit T-Konten zum Ausdrucken, helfen.
Mit unserer T-Konten-Vorlage als PDF hast du deine doppelte Buchführung selbst in der Hand! Einfach direkt am Computer ausfüllen oder ausdrucken und per Hand beschriften. So behältst du direkt den Überblick über deine Konten und schaffst eine bessere Entscheidungsgrundlage für anstehende Geschäftsvorfälle.
Alternativ kannst du auch eine eigene T-Konten-Vorlage in Excel oder Word nutzen und die Buchführung mit etwas Übung direkt am PC abschließen. Wichtig ist, dass du deine Buchhaltung so handhabst, dass sie deinem Geschäftsablauf gerecht wird.
