Definition
Was ist eine Stornorechnung?
Eine Stornorechnung ist eine Korrekturrechnung, mit der du eine zuvor ausgestellte Rechnung rückgängig machst oder änderst. Die Stornorechnung kommt in der Regel zum Einsatz, wenn es notwendig ist, eine bereits erstellte Rechnung zu stornieren – beispielsweise, weil ein Kunde eine Bestellung zurückgezogen oder ein Produkt zurückgegeben hat. Ein weiteres Beispiel für eine notwendige Rechnungskorrektur sind Preisänderungen.
Sie ermöglicht den beteiligten Parteien, die Korrekturen und Änderungen transparent und nachvollziehbar zu dokumentieren. In vielen Fällen wird die Stornorechnung als Begleitdokument zur ursprünglichen Rechnung verwendet, um den Verlauf der Transaktion nachvollziehbar zu machen.
Insbesondere, wenn du noch keine Rechnungssoftware für deine Faktura nutzt, ist ein Stornorechnung-Muster genauso praktisch wie eine Vorlage für eine Rechnung mit Umsatzsteuer. Wir stellen dir hier ein entsprechendes Beispiel zum Gratis-Download zur Verfügung. Mit dem Muster schreibst du Stornierungen schnell und einfach.
Was sollte eine Stornorechnung enthalten?
Um Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Rechnungsstornos zu gewährleisten, sollte die Stornorechnung nach einem bestimmten Muster gestaltet sein und gewisse Informationen enthalten:
- Überschrift: Die Stornorechnung sollte klar als "Stornorechnung" gekennzeichnet sein, um sie von einer regulären Rechnung zu unterscheiden.
- Nummer und Datum: Jede Stornorechnung benötigt eine eindeutige Rechnungsnummer und ein Datum der Rechnungserstellung.
- Absender und Empfänger: Vermerke auf der Stornorechnung den Namen und die Kontaktdaten des Absenders (dein Unternehmen) sowie des Empfängers (Kunde oder Lieferant). Auch die Steuernummer des Absenders sollte in der Rechnung enthalten sein.
- Rechnungsdetails: Die Stornorechnung sollte alle relevanten Informationen der Ursprungsrechnung enthalten, einschließlich der Rechnungsnummer, des Rechnungsdatums und der zu stornierenden oder zu ändernden Positionen. Es ist wichtig, dass du dabei klare Angaben machst und die entsprechenden Beträge negativ angibst. Dies ermöglicht den Ab- und Ausgleich mit der ursprünglichen Rechnung.
- Stornierungsgrund: Gib auf der Stornorechnung am besten den Grund für die Stornierung oder Änderung an – beispielsweise ein mangelhafter Artikel, eine Preisänderung oder eine falsche Menge oder eine Vertragsverletzung.
- Zahlungsbedingungen: Vergiss außerdem nicht, Informationen rund um die Zahlung anzugeben. Dazu gehören unter anderem der zu zahlende Rechnungsbetrag (besonders, wenn dieser von dem auf der Originalrechnung genannten abweicht) und das Fälligkeitsdatum.
- Unterschrift und Stempel: Die Stornorechnung sollte von einem autorisierten Vertreter in deinem Unternehmen unterzeichnet und gegebenenfalls mit einem Firmenstempel versehen werden.
Der Aufbau gleicht ebenfalls dem einer normalen Rechnung. Der größte Unterschied ist die doppelte Rechnungsnummer auf der Stornorechnung. Neben der ursprünglichen Rechnungsnummer musst du auch eine fortlaufende Stornorechnungsnummer verwenden.
Für deine Rechnungsnummern hast du vermutlich bereits ein System, um eine fortlaufende Nummerierung zu gewährleisten. Überlege dir ebenfalls ein System für deine Stornorechnungen oder nutze dasselbe System. Du kannst für die Übersicht die Nummern für normale Rechnungen und Stornorechnungen auch abwechselnd verwenden.
Tipp
Nutze ein Muster für eine Stornorechnung
Mit einem Muster oder einer Vorlage für eine Stornorechnung vereinfachst du dir nicht nur die Arbeit, sondern kannst auch sicher sein, alle relevanten Informationen und Inhalte in Bezug auf den Storno zu berücksichtigen. Dabei ist es unerheblich, ob du ein PDF oder eine Word-Datei als Muster für deine Stornorechnung verwendest. Wichtig ist nur, dass du individuelle Angaben an dein Unternehmen anpasst.
Wann erstelle ich eine Stornorechnung, wann eine Rechnungskorrektur oder Gutschrift?
Die Begriffe „Stornorechnung“, „Rechnungskorrektur“ und „Gutschrift“ fallen oft in einem Zusammenhang. Dabei unterscheiden sich die drei Bezeichnungen jedoch in Details und sind keine hundertprozentigen Synonyme.
Rechnungskorrektur
Berichtigung einer fehlerhaften oder ungenauen Rechnung
- In der Regel bei falschen Angaben in der Originalrechnung – beispielsweise, wenn du dich bei Liefermengen, Preisen und ähnlichem vertan hast
Stornorechnung
Zur Stornierung oder Änderung einer bereits ausgestellten Rechnung
- Zum Beispiel verwenden, um eine Transaktion rückgängig zu machen
Gutschrift
In der Regel, um einem Kunden eine Rückerstattung oder einen Ausgleich zu gewähren; enthält einen positiven Betrag, den du dem Kunden gutschreibst
- beispielsweise, wenn du eine Rücksendung akzeptierst oder einen Rabatt gibst
Besonders wichtig ist der Unterschied zwischen Stornorechnung und Gutschrift. Denn diese sind auf kaufmännischer Ebene gleich, in Sachen Steuerrecht jedoch zwei unterschiedliche Dinge:
- Eine Stornorechnung hat immer einen Bezug zu einer vorangegangenen Rechnung und negiert den darauf enthaltenen Gesamtbetrag.
- Eine Gutschrift ergänzt eine Rechnung oder kann auch komplett für sich stehen. Außerdem ist die Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne eine umgekehrte Rechnung: Sie weist einen positiven Betrag auf, die Stornorechnung dagegen in der Regel einen negativen.
Info
Beispiel: Wann erstellst du ein Storno einer Rechnung?
Ein Kunde bestellt in deinem Baustoffhandel 100 Säcke Zement. Du erstellst eine Rechnung über die 100 Säcke Zement.
Allerdings stellst du fest, dass durch Lieferengpässe momentan nur 80 Säcke Zement im Lager liegen und dementsprechend nur 80 Säcke Zement geliefert werden können. Die restlichen 20 Säcke können erst geliefert werden, wenn wieder Zementsäcke im Lager vorhanden sind.
Da die Bestellung nicht komplett erfüllt werden konnte, musst du eine Stornorechnung über die 100 Säcke Zement erstellen. Neben der Stornobestätigung für die 100 Säcke Zement erstellst du dann eine neue Rechnung über 80 Säcke Zement, die ja wie vereinbart geliefert wurden.
Ein weiteres Beispiel wäre natürlich, wenn du versehentlich einen fehlerhaften Betrag berechnest und die Gesamtsumme auf der ausgestellten Rechnung nicht korrekt ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob zu viel oder zu wenig berechnet wurde.
Eine Stornorechnung kann in beiden Fällen erstellt werden. Eine Stornorechnung ist also immer dann notwendig, wenn eine Rechnung aus einem oder mehreren Gründen nicht korrekt ist.
7 Tipps: Was du bei einer Stornorechnung beachten solltest
Für die Erstellung einer Stornorechnung gelten im Großen und Ganzen dieselben Voraussetzungen wie bei einer „normalen“ Rechnungsstellung. Beachte darüber hinaus die folgenden Tipps:
- Verwende ein geeignetes Format für die Stornorechnung, das den rechtlichen Anforderungen und den Standards deines Unternehmens entspricht.
- Stell sicher, dass alle erforderlichen Informationen auf der Stornorechnung angegeben sind. Hierzu kannst du dich an unserem Muster für Stornorechnungen orientieren.
- Formuliere die Stornorechnung klar und präzise, um Missverständnisse zu vermeiden. Gib genau an, dass es sich um eine Stornorechnung handelt, und erkläre den Grund für die Stornierung.
- Mach die Verbindung zur ursprünglichen Rechnung deutlich. Gib hierfür relevante Angaben wie die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum an. Dadurch erleichterst du die Nachverfolgbarkeit.
- Stell sicher, dass deine Stornorechnung den geltenden rechtlichen Anforderungen entspricht, insbesondere im Hinblick auf steuerliche Vorschriften und Buchhaltungsstandards.
- Behalte eine Kopie der Stornorechnung und bewahre diese gemäß den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien auf. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist wichtig, um bei Bedarf Nachweise oder Referenzen bereitzustellen.
- Informiere den Kunden über die Stornorechnung und kläre gegebenenfalls weitere Schritte oder Rückerstattungen.
