Ist das Protokoll-Muster für die Gesellschafterversammlung kostenlos?
Ja, Sie können unser Protokoll-Muster für die Gesellschafterversammlung kostenlos herunterladen. Klicken Sie dazu einfach auf den Button „Vorlage Protokoll laden“ über diesem Absatz. Unser Musterprotokoll ist rechtssicher und kann bei Bedarf speziell auf Ihre Gesellschafterversammlung angepasst werden.
Protokoll der Gesellschafterversammlung: wozu?
Wenn Sie Gesellschafter einer GmbH oder UG sind und sich mit Ihren Co-Gesellschaftern immer einig sind, mag die Bürokratie wie lästiges Beiwerk erscheinen. Sobald es jedoch erste Unstimmigkeiten gibt, werden Sie froh sein, Beschlüsse schriftlich festgehalten zu haben. Wichtige Entscheidungen müssen deswegen in einer Gesellschafterversammlung verhandelt werden. Gesetzlich sind Gesellschafter außerdem ohnehin dazu verpflichtet, einmal im Jahr eine Gesellschafterversammlung – idealerweise mit einer Protokoll-Vorlage – abzuhalten. Das Gesellschaftsrecht gibt hierzu einen konkreten Rahmen vor, den die Geschäftsführung einhalten muss.
In der jährlichen Gesellschafterversammlung (ordentliche Gesellschafterversammlung) muss der Jahresabschluss der GmbH/ UG festgestellt und die Gewinnverwendung festgelegt werden. Das können Sie problemlos mit unserer Vorlage für ein Protokoll der Gesellschafterversammlung erledigen. Mithilfe der Vorlage dokumentieren Sie die formale Feststellung rechtssicher und einfach. Außerdem wird der GmbH-Geschäftsführer bzw. UG-Geschäftsführer von den Gesellschaftern für das abgelaufene Geschäftsjahr entlastet. Die Inhalte der Versammlung sollten schriftlich im Protokoll festgehalten werden.
Info
Stimmrecht und Vertretung in einer Gesellschafterversammlung
Auf der Gesellschafterversammlung hat jeder Gesellschafter ein sogenanntes Stimmrecht. Dieses Stimmrecht orientiert sich dabei an dem jeweiligen Geschäftsanteil (laut Gesellschaftervertrag). Laut Gesetzgeber (§ 47 Abs. 2 GmbHG) erhalten Gesellschafter pro Euro des eingezahlten Geschäftsanteils eine Stimme. Das bedeutet: Der Gesellschafter mit den meisten Geschäftsanteilen hat den größten Einfluss auf der Versammlung und kann theoretisch die Mehrheit ausmachen. Sollte ein Gesellschafter beispielsweise wegen einer Krankheit verhindert sein, kann er eventuell mittels eines Vertreters teilnehmen. Ob dies möglich ist, besagt der jeweilige Gesellschaftervertrag.
Inhalte des Gesellschafterversammlungs-Protokolls
Für eine ordnungsgemäße Beschlussfassung ist es notwendig, die Vorschriften bezüglich der Form der Gesellschafterversammlung genau einzuhalten. Deswegen lohnt es sich, einen Versammlungsleiter zu bestimmen, der den ordentlichen Ablauf sicherstellt. Der Versammlungsleiter prüft vorab auch die ordnungsgemäße Einberufung sowie die Beschlussfähigkeit der anwesenden Runde. Im GmbH-Gesetz ist die Protokollierung von Beschlüssen nur für die Ein-Personen-GmbH bzw. Ein-Personen-UG vorgeschrieben. Trotzdem empfiehlt es sich, Gesellschafterversammlungen in einem ausführlichen Protokoll festzuhalten.
Das Protokoll muss folgende Angaben enthalten:
- Ort und Datum
- Name der Teilnehmer und Gäste
- Name des Versammlungsleiters und Protokollführers sowie deren Unterschriften am Ende
Außerdem muss das Protokoll den Inhalt der Beschlüsse sowie die Art und das Ergebnis der Abstimmung enthalten. Grundsätzlich können auch knappere Protokolle geführt werden. In der Regel ist eine detaillierte Dokumentation jedoch von Vorteil. So sollte auch die genaue Tagesordnung Bestandteil der Dokumentation sein.
Was passiert ohne ein schriftliches Protokoll?
Grundsätzlich verpflichtet der Gesetzgeber Sie nur in bestimmten Fällen, ein schriftliches Protokoll über die Gesellschafterversammlung zu führen. Das ist der Fall, wenn:
- …die Satzung geändert wird (§ 53 Abs. 2 GmbHG i.V.m. §§ 36, 37 BeurkG).
- …es sich um eine Ein-Personen-GmbH (§ 48 Abs. 3 GmbHG) handelt.
In allen anderen Fällen ist das schriftliche Protokoll freiwillig. Doch ohne entsprechende Dokumentation – wie sie ein Muster für das Protokoll einer Gesellschafterversammlung bietet – lässt sich im Streitfall kaum nachweisen, was verändert oder beschlossen wurde. Deshalb sollten Sie unbedingt ein Protokoll-Muster für eine Gesellschafterversammlung kostenlos herunterladen. So können Sie im Zweifelsfall sämtliche Aspekte nachweisen.
Fehler im Protokoll der Gesellschafterversammlung
Je konfliktgeladener die Tagesordnungspunkte inhaltlich sind, desto wichtiger wird das Protokoll. Gerade bei Diskussionen und Meinungsverschiedenheiten empfiehlt es sich, eine Kurzfassung der Redebeiträge festzuhalten. Zusätzlich sollten Sie notieren, mit welcher Mehrheit ein Gesellschafterbeschluss gefasst oder ob eine Änderung der Satzung beschlossen wurde. Am besten bereiten Sie das Protokoll so weit vor, dass Sie es am Ende der Gesellschafterversammlung fertigstellen und unterschreiben lassen können. Die Unterschrift der Gesellschafter gilt als Zustimmung.
Wird Ihnen das Protokoll erst später zugestellt, gilt eine Widerspruchsfrist von einem Monat. Wenn innerhalb dieser Frist keiner der Gesellschafter dem Protokollinhalt widerspricht, stimmt er diesem zu. Die Vorlage können Sie als Gesellschafter im Laufe der Versammlung ergänzen und so sicherstellen, dass Sie keinen Punkt vergessen haben und das Protokoll der Gesellschafterversammlung schnellstmöglich aushändigen können.
Info
Nutzen Sie ein Gesellschafterversammlungs-Protokoll-Muster
Fehlen in dem Protokoll der Gesellschafterversammlung eine oder mehrere Pflichtangaben, kann dies zu unterschiedlichen Problemen führen. Zum einen wären die Gesellschafterbeschlüsse anfechtbar oder sogar nichtig. Zum anderen kann es bei steuerrelevanten Entscheidungen zu Schwierigkeiten bei einer Buchführung seitens des Finanzamts kommen. Sie sollten daher für die Gesellschafterversammlung immer ein Protokoll-Muster verwenden. So stellen Sie sicher, dass keine Pflichtangaben vergessen werden.
Achtung: Auch wenn Sie für die Gesellschafterversammlung ein kostenloses Protokoll-Muster verwenden, sollten Sie vorab immer prüfen, ob es den individuellen Anforderungen der Satzung entspricht.
