Was ist ein Geschäftsbrief – und welche Arten gibt es?
Ein Geschäftsbrief ist ein Schreiben, welches für geschäftliche Zwecke verwendet und in der Regel in einer formellen, sachlichen und professionellen Sprache geschrieben wird. Als Freelancer, Einzel- und Kleinunternehmer kommunizierst du mit Geschäftspartnern (B2B) sowie mit Privatpersonen (B2C). Letzteres fällt häufig unter den sogenannten privaten Geschäftsbrief, etwa wenn du Rechnungen, Mahnungen oder Angebotsbestätigungen an Endkunden versendest. Abhängig vom Anlass und der Zielgruppe kommen dabei verschiedene Arten von Geschäftsbriefen zum Einsatz.
Egal, ob du an Lieferanten und Dienstleistern oder an Kunden Geschäftsbriefe schreibst und unsere Vorlagen, Muster sowie Beispiele verwendest: Geschäftsbriefe gibt es in analoger (Post) und digitaler Form (E-Mail). Sie gehören zu den typischen Kommunikationsformen im Unternehmensalltag und zählen zu den klassischen Beispielen für den kaufmännischen Schriftverkehr. Geschäftsbriefe werden zu verschiedensten Anlässen und in unterschiedlichsten Arten verfasst. Die wichtigsten Arten von Geschäftsbriefen sind folgende:
- Angebote
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Preislisten
- Empfehlungsschreiben
- Bewerbungsschreiben
- Rechnungen
- Lieferscheine
- Einladungen
- Beschwerden
- Mahnungen
- Kündigungen
- Bestätigungsschreiben
- Dankschreiben
Erstelle für jede Art der Geschäftsbriefe mit spezifischen Vorlagen Beispiele nach deinen individuellen Bedürfnissen. Jede Beziehung mit deinen Geschäftspartnern ist ganz individuell und einzigartig, aber einige Sachverhalte in der Kommunikation sind immer gleich bzw. wiederholen sich. Deshalb lohnen sich die Briefvorlagen-Muster. Passe also die Briefvorlage zum Beispiel in Word dem jeweiligen konkreten Fall an. Die Erstellung von Geschäftsbriefen mit unseren Beispielen gestaltet dadurch deine Arbeit mit der geschäftlichen Korrespondenz übersichtlich, zeitsparend und unkompliziert.
Die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zwischen der Belegschaft gilt übrigens nicht als Geschäftsbrief. Du musst dafür keine besondere Form erfüllen.
Tipp
Brief an die Geschäftsleitung
Auch wenn es sich um ein internes Schreiben handelt, kann ein Brief an die Geschäftsleitung als formeller Geschäftsbrief verfasst werden – z. B. bei Vorschlägen, Beschwerden oder offiziellen Anträgen.
Nutze dafür eine strukturierte Gliederung, einen sachlichen Ton und gegebenenfalls ein passendes Muster für den Brief an die Geschäftsleitung. So stellst du sicher, dass dein Anliegen klar, respektvoll und überzeugend kommuniziert wird.
Die Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief
Der Gesetzgeber schreibt bei einem gewerblichen Geschäft zwischen zwei Vertragspartnern bestimmte Standards für einen Geschäftsbrief vor. Soll dein Geschäftsbrief rechtskonform sein, muss er folgende Informationen enthalten, damit sich die beteiligten Geschäftspartner schnell und ausreichend gegenseitig informieren können.
- Name und Adresse von Absender (nebst E-Mail und Internetadresse)
- Name und Adresse des Adressaten
- Ort und Datum der Erstellung des Geschäftsbriefs
- Betreff, d.h. die Angelegenheit, um die es geht
- Unterschrift des Absenders
Das sind nur die rudimentären Angaben, die in jedem Brief enthalten sein sollten. Je nachdem, welcher Art der Geschäftsbrief ist, benötigt es noch mehr Informationen. Zum Beispiel sollten auf einer Rechnung die Bankverbindung des Absenders, die Umsatzsteuer-ID oder die Handelsregisterinformationen enthalten sein.
Eine eindeutige Identifizierung ist deshalb unabdingbar, damit du bei Bedarf schnell und unkompliziert Kontakt aufnehmen kannst. Die Angaben müssen deutlich lesbar sein. Beachte bitte, dass auch E-Mails einer Signatur bedürfen, wenn sie zur Kontaktaufnahme mit potenziellen Geschäftspartnern und/oder Kunden dienen. Werden diese gesetzlichen Regeln nicht befolgt, drohen Ordnungsstrafen.
Wenn du Geschäftsbeziehungen mit internationalen Vertragspartnern führst, beachte, dass die gesetzlichen Bestimmungen für Geschäftsbriefe von Land zu Land unterschiedlich sind. Wir raten dir, dich über die Bestimmungen im jeweiligen Land zu informieren.
Formelle Bestimmungen für Geschäftsbriefe nach DIN 5008
Für Geschäftsbriefe ist die DIN-5008-Vorlage von besonderer Bedeutung: Sie schreibt Form-, Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung fest. Dabei beziehen sich die Angaben stets auf ein DIN-A4-Blatt. Es ist sinnvoll, bei der Erstellung des Briefvorlagen DIN 5008 zu nutzen, da Briefe schreiben damit stets dem gleichen Aufbau folgt. Das erspart nicht nur Zeit, sondern wirkt nach außen auch seriös. DIN 5008 ist allerdings nur eine Empfehlung. Eine Pflicht, die Formregeln zu verwenden, gibt es nicht.
Hier kannst du dir eine einfache und moderne Geschäftsbrief-Vorlage downloaden:
Seitenränder
Bei den Seitenrändern eines Geschäftsbriefs stellst du folgende Maße ein:
- Seitenrand oben: 4,5 cm
- Seitenrand unten: 2,5 cm
- Seitenrand links: 2,5 cm
- Seitenrand rechts: 2,0 cm (mindestens 1,5 cm)
Schriftgröße
Als Schriftgröße eines Geschäftsbriefes wird 12 Punkt empfohlen. Sollte es sich um viel Inhalt und eine große Menge Text handeln, kann auch 11 Punkt gewählt werden. Kleiner sollte die Schrift aber nicht sein, da dann der Fließtext im Dokument schlecht lesbar ist. Der Zeilenabstand beträgt 1 bis 1,5-zeilig.
Schriftart
Im DIN 5008 kannst du deine Schriftart für einen Geschäftsbrief frei wählen. Wir empfehlen dir eine lesbare und professionell wirkende Schrift, zum Beispiel Arial, Century oder Times New Roman.
Briefkopf
Der Briefkopf eines Geschäftsbriefes fällt sofort ins Auge. Gestalte diesen Platz professionell. Im oberen Teil sollte sich dein Logo befinden. Beachte, dass Briefköpfe wie Logos analog und digital unterschiedliche Maße, Bildformate und Auflösungen benötigen. Unsere Briefkopf-Vorlage hilft dir bei der Erstellung – auch in Word.
Adresse
Damit die Adresse des Empfängers genau in die Breite des standardisierten Sichtfensters von Briefkuverts passt, achte darauf, dass sie nicht höher als 4 cm und nicht breiter als 8,5 cm ist.
Absätze
Die einzelnen Absätze im Geschäftsbrief trennst du jeweils durch eine Leerzeile voneinander. Die Anrede, Gruß und Grußformel trennen ebenfalls eine Leerzeile vom Text. Eine eindeutige und verständliche Sprache gehört zum Standard eines Geschäftsbriefes, ebenso wie die Form der Anrede. Verwende eine formelle Anrede wie „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“, gefolgt vom Nachnamen des Empfängers. Eine korrekte und angemessene Ansprache trägt entscheidend zum Geschäftsklima bei.
