Datenschutzerklärung: Wer muss sie auf der Webseite platzieren und warum?
Zunächst gilt: Jeder, der eine Webseite betreibt und dort personenbezogene Daten erhebt, übermittelt, nutzt oder verarbeitet, muss laut DSGVO auf der Homepage eine Datenschutzerklärung platzieren. Und gibt es ein nachvollziehbares, berechtigtes Interesse daran, gewisse Daten zu erhalten: So braucht etwa der Online-Händler die Adresse des Käufers, um die Ware an den richtigen Ort verschicken zu können.
Darum ist eine Datenschutzerklärung wichtig
Der Grund für eine Datenschutzerklärung ist, dass User erfahren müssen, was mit ihren Daten geschieht, wenn sie sich auf der Webseite aufhalten. Denn schon das bloße Anklicken der URL hat zur Folge, dass die IP-Adresse des Nutzers gespeichert wird.
Die Datenschutzerklärung ist also dazu da, dass der Webseitenbetreiber dem User erläutert, ob und wie er ihre Daten verarbeitet. So soll die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sichergestellt werden. Besonders in der Pflicht sind Unternehmen, Institutionen, Organisationen und Vereine – also alle juristischen Personen. Wer keine Datenschutzerklärung vorweisen kann, muss mit Abmahnungen, Geldbußen oder Schadenersatzforderungen rechnen.
Beim Erstellen einer korrekten Datenschutzerklärung geht es also unter anderem um die Beantwortung folgender Punkte:
- Wie werden die personenbezogenen Kundendaten außerhalb der Bearbeitung der Kundenanfrage verwendet? (z.B. Weitergabe an Dritte, Werbung)
- Auf welche Art kommen Cookies, Analyse- bzw. Tracking-Tools wie etwa Google Analytics zum Einsatz?
- Sind auf der Webseite Social-Media-Buttons eingebunden?
- Gibt es Blog-Einträge oder die Möglichkeit, sich für einen Newsletter anzumelden?
Brauchst du Hilfe bei der Erstellung einer korrekten Datenschutzerklärung? Dann nutze gerne unsere Datenschutzerklärung-Vorlage.
Info
Datenschutzerklärung vs. datenschutzrechtliche Einwilligung
Eine Datenschutzerklärung ist nicht dasselbe wie eine datenschutzrechtliche Einwilligung. Während bei einer Datenschutzerklärung der Verantwortliche die Verarbeitung der Userdaten erläutern muss, ist eine Einwilligung dazu da, zusätzliche Möglichkeiten der Datenverarbeitung zu erlauben. So dürfen Werbe-Mails zum Beispiel laut Gesetz nur dann verschickt werden, wenn der potenzielle Empfänger ein Einverständnis gegeben hat.
Pflichtangaben einer Datenschutzerklärung?
Mit unserer kostenlosen Vorlage bekommst du einen guten Eindruck, welche Angaben in der Datenschutzerklärung wichtig sind, wenn du eine für Nutzer rechtlich sichere Webseite betreiben willst.
Wichtig zu wissen ist hier, dass es keine pauschal passende Datenschutzerklärung für jeden gibt. Der Inhalt variiert je nachdem, wie du mit den personenbezogenen Daten umgehst und was damit geschieht.
Wer einen Blog betreibt, muss andere Punkte anführen als jemand, der Social-Media-Plugins verwendet. Betreiber von Online-Shops wiederum müssen in der Datenschutzerklärung beschreiben, welche Kundendaten beim Bestellvorgang im Hintergrund abgefragt und verarbeitet werden.
Den meisten Websites ist jedoch gemein, dass sie IP-Adressen in Server-Logfiles speichern und zusätzlich kleine Textdateien wie Cookiesnutzen, die Informationen über das Nutzerverhalten enthalten.
Laut DSGVO sind bei einer Datenschutzerklärung folgende Inhalte empfohlen:
- Zweck bzw. Grund für die Datenverarbeitung
- Name und die Kontaktdaten des Verantwortlichen bzw. Datenschutzbeauftragten nach DSGVO, sofern vorhanden
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung (wie etwa ein Vertrag oder eine Einwilligung)
- Speicherdauer der Daten
- Angabe, ob Daten an Dritte weitergegeben werden
- Auskunftsrecht und/oder Recht auf Löschung der Daten
- Beschwerderecht bei der Datenschutzaufsichtsbehörde
Bedenke: Je nach Einzelfall müssen weitere Angaben verpflichtend gemacht werden!
Am besten ist es, du holst dir juristischen Rat oder nutzt als Privat- und Kleinunternehmer sogenannte Datenschutzgeneratoren aus dem Internet. Diese liefern oft gute Datenschutzerklärungen, mit den für deine Webseite richtigen Formulierungen. Diese Hilfen können dann den eigenen Bedürfnissen angepasst werden.
Für die Erstellung deiner individuellen Datenschutzerklärung für deine Website kannst du unser kostenloses Muster im Open Office Format als Vorlage verwenden und mit deinen Daten sowie Anforderungen versehen. Anschließend hast du die Möglichkeit, diese Muster-Datenschutzerklärung als PDF umgewandelt auf deiner Webseite einzubinden und deinen Kunden zur Verfügung stellen.
Info
Wo muss die Datenschutzerklärung auf der Webseite platziert sein?
Laut Telemediengesetz (TMG) gilt, dass Nutzer direkten Zugriff auf die Datenschutzerklärung haben sollten. Bestenfalls ist sie also mit einem einzigen Klick von jeder Seite der Webpräsenz aus erreichbar. Sie darf also nicht versteckt im Impressum untergebracht werden. Beide sollten getrennt aufgeführt werden.
Datenschutzerklärung: Diese Ausnahme gilt
Grundsätzlich müssen auch Privatpersonen (genauer: natürliche Personen) Datenschutzbestimmungen bzw. Datenschutzrichtlinien nach unserer Vorlage auf ihrer Homepage platzieren. Es gibt jedoch auch Ausnahmen: Wenn sie Daten ausschließlich im Rahmen persönlicher oder familiärer Tätigkeiten verarbeiten, dann gilt das sogenannte „Haushaltsprivileg“. Darunter fallen beispielsweise Freizeitbeschäftigungen oder die Organisation privater Feste.
Für alle anderen Webseiten-Betreiber gilt: Informiere deine Kunden oder Besucher der Webpräsenz via Datenschutzerklärung darüber, in welchem Umfang und zu welchem Zweck eine Datenerhebung stattfindet.
