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Die Benutzerverwaltung in der Lexware archivierung

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Benutzer anlegen, löschen und deaktivieren.

Lexware archivierung ist eine Mehrbenutzer-Lösung. Die Benutzer können also von mehreren Rechnern aus archivieren und alle auf das gemeinsame Archiv zugreifen. Das Anlegen weiterer Benutzer ist nur im Rahmen der zur Verfügung stehenden Lizenzen möglich. Wenn Sie darüber hinaus weitere Benutzer anlegen möchten, erhalten Sie einen Hinweis, dass dies erst nach Kauf weiterer Lizenzen möglich ist.

Übersicht

  1. Die Übersicht der Benutzer rufen Sie über 'Einstellungen' - 
  2. 'Benutzerverwaltung' (1) auf.
  3. Unter (2) fügen Sie Benutzer hinzu.
  4. Wenn Sie die Benutzeranzahl oder den verfügbaren Speicherplatz erhöhen möchten, klicken Sie auf (3) 'Jetzt upgraden'.
  5. Unter (4) können Sie bestehende Nutzer bearbeiten oder löschen.

 

Einrichtung neuer Benutzer

Neue Benutzer können dabei vom Administrator einfach über die Benutzerverwaltung hinzugefügt werden:  

  1. Klicken Sie auf unter 'Benutzer' auf 'Hinzufügen'.
  2. Hinterlegen Sie den Vornamen (1), Nachnamen (2), die E-Mail-Adresse (3) und weisen Sie dem Nutzer die entsprechende Rolle zu (4).
  3. Zum Abschluss klicken Sie auf 'Benutzer hinzufügen' (5).
  4. Der neue Benutzer wird Ihnen unter dem oder den bestehenden Benutzern angezeigt.
  5. Lexware archivierung verschickt nun an den eingeladenen User eine Einladungsmail. 
  6. Kopieren Sie sich das Passwort für die Erstanmeldung.
  7. Klicken Sie dann in der E-Mail auf 'Anmelden'.
  8. Sie werden nun gebeten ein selbst erstelltes Passwort zu hinterlegen.
  9. Klicken Sie auf 'Absenden'. Die Einrichtung ist abgeschlossen.
  10. Der User kann sich am System anmelden, den Archivierungsassistenten installieren und seine Daten archivieren.
  11. Nach der erfolgreichen Anlage des Users bearbeiten Sie als Administrator, den gerade erstellten User über 'Bearbeiten'.
    1. Hinterlegen Sie die entsprechende zugewiesene Rolle (1).
    2. Klicken Sie auf 'Hinzufügen'.
    3. Rollenbeschreibung:
      1. Z1 Unmittelbarer Datenzugriff: Steuerberaterzugriff/Betriebsprüfezugriff
      2. Administrator: Hat alle Rechte, sieht neben seinen eigenen persönlichen Dokumenten auch die Dokumente aus den Lexwareordnern.
      3. Lexwarebenutzer: nur Zugriff auf die Lexware-Daten.
      4. E-Mail Administrator: kann neue E-Mail-Konten hinterlegen und auch einsehen

Jetzt upgraden

  1. Klicken Sie auf 'Jetzt upgraden'.
  2. Klicken Sie auf '+', um zusätzliche Lizenzen und /oder den Speicherplatz zu erwerben.

    Monatl. Kosten:
    1. Jeder zusätzliche Benutzer kostet 12,90 Euro.
    2. Weiterer Speicher kostet 14,90 Euro pro 5 Gigabyte.
    3. Erweiterung um bis zu 50 Nutzer und / oder 50 GB möglich.
  3. Klicken Sie zum Abschluss auf 'Kaufen'.

Benutzer bearbeiten

  1. Klicken Sie hinter dem entsprechenden User auf die 3 Punkte.
  2. Klicken Sie auf 'Bearbeiten' (1).
  3. Hier können Sie Vorname (2), Nachname (3) und E-Mail-Adresse (4) anpassen.
  4. Klicken Sie zum Schluss links oben auf 'Speichern'.


     

Benutzer löschen

  1. Klicken Sie hinter dem entsprechenden User auf die 3 Punkte.
  2. Klicken Sie auf 'Löschen', um den Benutzer zu löschen.

 

Benutzer deaktivieren

Wenn Sie einen hinterlegten Benutzer deaktivieren möchten, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Wählen Sie in der Benutzerverwaltung den 'Benutzer' aus.
  2. Deaktivieren Sie den Status 'Aktiv'.