Hintergrund
Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit für Arbeitnehmer, Papierbescheinigungen über ihre Versicherungsbeiträge vorzulegen.
Der Arbeitgeber muss regelmäßig die (monatlichen) PKV-Beiträge in der rückgemeldeten Höhe berücksichtigen.
Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt (§ 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG):
- die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, wenn für diese Beiträge die Voraussetzungen für einen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss vorliegen (vgl. § 3 Nr. 62 EStG) und
- die Höhe der monatlichen PKV-Beiträge, die – ggf. nach Abzug eines steuerfreien Arbeitgeberzuschusses – bei der Berechnung der sog. Vorsorgepauschale im Lohnsteuerabzugsverfahren zu berücksichtigen sind.
Übergangsregelung für zwei Jahre:
Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (also 2026 und 2027) nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren).
Änderungen bei der Vorsorgepauschale ab 2026
Für die Beiträge zur gesetzlichen KV/PV wird ebenso wie für die PKV-Beiträge bisher beim LSt-Abzug eine sog. Mindestvorsorgepauschale in Höhe von 12% des Arbeitslohns, höchstens jedoch 1.900 EUR jährlich bzw. 3.000 EUR jährlich in der Lohnsteuerklasse III berücksichtigt. Diese Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 abgeschafft. Bei privat versicherten Beschäftigten werden ab dem 1. Januar 2026 in der Regel die zum Abruf bereitgestellten ELStAM der PKV-Beiträge abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlten Zuschüsse berücksichtigt.
Vorgehen
Hinweis: Die neuen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber üblicherweise im Dezember für das Folgejahr übermittelt.
Die rückgemeldeten PKV-Beiträge werden in der Antwortzentrale auf der Seite "Rückmeldungen Meldeverfahren" aufgeführt.
Wichtig:
Die elektronisch abgerufenen PKV-Beiträge gelten erstmalig ab 01. Januar 2026. Aus diesem Grund können Sie die Beiträge erst nach der Installation des Updates Januar 2026 aus der Antwortzentrale in die Mitarbeiterstammdaten übernehmen.
- Klicken Sie in der Antwortzentrale auf den Eintrag 'Übernehmen'
- Wählen Sie im nachfolgenden Fenster den zutreffenden Eintrag aus.
Hinweis: Wenn Sie auf 'Nein' klicken, wird die ursprüngliche Lohnabrechnung und der Auszahlungsbetrag überschrieben. - Nach der Auswahl 'Nein' wird Ihnen die Stammdatenübernahme für den aktuellen Monat angezeigt.
- Prüfen Sie die Einträge und klicken Sie auf 'Fertigstellen'.
Ergebnis: Die rückgemeldeten Beiträge werden in die Stammdaten des Mitarbeiters übernommen.
(Beachten Sie hierzu die untenstehenden Hinweise)
Mitarbeiterstammdaten Seite 'Steuerdaten':
Mitarbeiterstammdaten-Seite 'Kassen':
Wenn der Mitarbeiter mit 'KV=0 (privat)' und 'PV=0 (privat)' geschlüsselt ist, werden die Beiträge ebenfalls automatisch übernommen.
Hinweise:
- Von der Finanzverwaltung werden im ELStAM-Verfahren private Krankenversicherungsbeiträge für alle privat versicherten Mitarbeiter übermittelt, obwohl sie keinen Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss haben.
Lexware lohn+gehalt hat keinen Einfluss darauf, welche Daten für den Arbeitgeber übermittelt werden. - Die übermittelten Daten werden in der Antwortzentrale angezeigt und (nur) in die Steuerdaten übernommen, auch wenn sie keinen Einfluss auf die Lohnabrechnung haben. Dies betrifft z. B. Geschäftsführer ohne Krankenversicherung, Studenten mit privater KV, Minijobber mit Steuermerkmalen.
Für Arbeitnehmer ohne Anspruch auf einen Arbeitgeberzuschuss zu privaten Krankenversicherung werden keine Daten auf die Seite 'Kassen' übernommen. Wenn keine Auswahl KV und PV 0=privat ausgewählt wurde, sind die Felder nicht sichtbar.
Vorgehen bei Übermittlung falscher bzw. fehlenden Beiträgen
Sie haben die Möglichkeit, sofern Ihnen eine Ersatzbescheinigung der privaten Krankenversicherung vorliegt, die Beiträge manuell einzutragen.
Hinweis: Maßgeblich für die Berechnung sind nur die auf der Seite 'Kassen' gespeicherten Einträge. Die auf der Seite 'Steuerdaten' eingetragenen Beiträge sind für die Berechnung nicht relevant und können deshalb nicht überschrieben werden.
- Rufen Sie in den Mitarbeiterstammdaten die Seite 'Kassen' auf.
- Aktivieren Sie die Check-Box 'Für die private KV/PV existieren keine oder fehlerhafte ELStAM Daten...'
- Erfassen Sie die auf der Ersatzbescheinigung ausgewiesenen Beiträge zur privaten KV/PV sowie die für die Berechnung der Vorsorgepauschale relevanten Beiträge.
Hinweis:
Sie müssen die im ELStAM Verfahren übermittelten Daten grundsätzlich übernehmen. Aus diesem Grund werden die manuell eingetragenen Beträge nach dem Monatswechsel von Lexware lohn+gehalt nicht übernommen.
Prüfen Sie nach dem Monatswechsel die Antwortzentrale auf vorhandene Einträge und übernehmen Sie die rückgemeldeten Daten. Liegen keine oder falsche Rückmeldungen vor, können Sie erneut die Daten gem. der Ersatzbescheinigung eintragen.
Mitarbeiter hat der Datenübermittlung der KV/PV Beiträge über ELStAM widersprochen
Aktivieren Sie die entsprechende Option auf der Seite 'Kassen'.
Hinweis:
Wenn der Mitarbeiter beim Versicherungsunternehmen der elektronischen Datenübermittlung widersprochen hat, dürfen Sie keine Arbeitgeberzuschüsse zur privaten KV/PV abrechnen (auch nicht aus Ersatzbescheinigung).
Aus diesem Grund sind die Eingabefelder zur Berechnung des AG Zuschuss zur privaten KV/PV ausgeblendet.
