Hintergrund
Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme ist eine erste Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 zu erledigen.
- Werden elektronische Aufzeichnungssysteme nach dem 1. Juli 2025 angeschafft, sind diese dem Finanzamt innerhalb eines Monats nach der Anschaffung mitzuteilen.
- Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
- Die Mitteilungspflicht gilt auch für gemietete oder geleaste elektronische Aufzeichnungssysteme.
Ab dem 30.06.2025 gilt die Meldepflicht auch für alle bereits im Einsatz befindlichen Kassen. Dazu zählt auch das Lexware Kassenmodul, sofern Sie dieses nutzen. Unser Partner Efsta hat hier eine Endkundenanleitung zur Verfügung gestellt, die die vier relevanten Schritte aufzeigt.
Folgendes muss gemeldet werden:
- die Art des Kassensystems
- die Seriennummer der Kasse
- das Zertifikat der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- das Datum der Anschaffung/Inbetriebnahme
Folgende Daten werden Programmseitig von Lexware an das EFR übermittelt und somit automatisch im Efsta Portal zur Verfügung gestellt:
- Kassen-Id (TT)
- Produktname
- Produktversion
- Hardware-Hersteller
- Hardware-Modell
- Seriennummer
Wichtig: Achten Sie unbedingt darauf, dass Ihre Software auf dem neusten Stand ist und Sie aktuelle Versionen nutzen, um alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen zu können. Die hier beschriebene Umsetzung mit den vorbefüllten Daten ist erst ab Version 25.01 und Folgende möglich (ab Update Januar 2025).
Vier Schritte zur Umsetzung der Meldepflicht
Die einzelnen Schritte werden unten jeweils noch näher beschrieben:
Schritt 1: Sofern noch nicht geschehen, legen Sie in Ihrem Efsta Portal einen Elster Kontakt an.
Schritt 2: Der Elster Kontakt erhält automatisch eine E-Mail von efsta an die im Elster Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse mit den vorbefüllten Daten. Eine automatisierte E-Mail wird in Zukunft ebenfalls an den Elster Kontakt verschickt, wenn es meldungsrelevante Änderungen gab.
Schritt 3: Prüfen und ergänzen der Daten im Efsta Portal, um die XML Datei vollständig herunterladen zu können.
Schritt 4: Wenn die vollständige XML Datei aus dem Efsta Portal erstellt wurde, kann diese in "Mein ELSTER" Portal hochgeladen werden.
Triggerpunkte als Auslöser für den Meldeservice
Efsta prüft einmal wöchentlich bestimmte Triggerpunkte, diese sind die Grundlage für den Meldeservice per E-Mail an die angelegten Elster Kontakte. Folgendes wird geprüft:
• Ein EFR (Electronic Fiscal Register) wird hinzugefügt oder entfernt
• Jede Änderung im EFR auf Terminal-Ebene wie Seriennummer, Hardware usw. Diese werden zur Erstellung einer XML-Meldedatei herangezogen, mit Ausnahme des Datenfeldes TT (interne efsta
Kennung – nicht melderelevant)
• Eine TSE wird aktiviert oder deaktiviert
• Ein Standort / eine Betriebsstätte wird hinzugefügt oder entfernt
• Änderung der Steuernummer: !Achtung! Hier muss zuerst die bestehende EFR Instanz geschlossen werden, die TSE ist abzumelden, TSE Daten/TAR Files, DSFinV-K sind zu exportieren, ein neues Unternehmen inkl. neuem EFR im Portal zu erstellen und zu melden.
Schritt 1- Elster Kontakt im Efsta Portal anlegen
1) Öffnen Sie das efsta Portal und klicken Sie im Hauptmenü an der linken Seite auf "Unternehmen":
2) Ganz rechts klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten und öffnen die Eigenschaften Ihres Unternehmens:
3) Klicken Sie den Reiter ‘Elster Bericht‘, dann ‘Elster Kontakt erfassen‘:
4) Füllen Sie das Formular aus, indem Sie die rot umrandeten Felder ausfüllen, um die Vollständigkeit der Meldedatei sicherzustellen:
- Im Feld "Sprache" wählen Sie aus in welcher Sprache der Kontakt unsere Informationsmails erhalten soll
- Felder wie Adresszusatz oder Hausnummernzusatz sind optional
Wichtig: nutzen Sie am besten eine Verteiler-Adresse, z.B. kasse@musterfirma.de. Es ist nicht ratsam, die E-Mail Adresse einzelner MitarbeiterInnen zu nutzen, die möglicherweise aus dem Unternehmen ausscheiden und die E-Mails von efsta dann u.U. nicht mehr zugestellt werden können.
5) Speichern Sie die Eingabe.
Schritt 2- Verifizierung und Bestätigung der E-Mail
Wichtig: Die im Elster Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse erhält nach Erfassung des Elster Kontaktes eine Verifizierungsmail – öffnen Sie diese und klicken Sie auf den Bestätigungslink. Prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner, sofern Sie keine E-Mail bekommen. Die Meldung wird anschließend immer am Montag im wöchentlichen efsta E-Mail-Service versendet. Die im Elster Kontakt angelegte E-Mail-Adresse bekommt die Erstmeldung daher ggf. erst nach einigen Tagen (am auf die Meldung folgenden Montag).
Der efsta E-Mail Service zur Meldepflicht ist seit 13.01.2025 aktiv. Sobald ein Elster Kontakt im Efsta Portal erstellt ist, wird am darauffolgenden Montag automatisch eine E-Mail von efsta an die angegebene E-Mail-Adresse geschickt, um die erste Kassenmeldung vorzunehmen. Wenn es neue meldungsrelevante Änderungen gibt, wird dies seitens Efsta erkannt. Wenn es Änderungen gab, die eine neue Meldung notwendig machen, bekommen Sie eine automatische Benachrichtigung an die im Elster Kontakt hinterlegte E-Mail-Adresse:
Wichtiger Hinweis: jedes Lexware Update erzeugt eine neue Software-Version für Ihr Kassenmodul, daher ist in diesem Fall eine erneute Meldung notwendig. Sie erhalten die E-Mail mit den geänderten Angaben von Efsta Meldeservice. Diese müssen für die XML Erstellung im Efsta Portal eingetragen werden.
Weitere Informationen stellt das Bundesfinanzministerium hier zur Verfügung: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/FAQ-steuergerechtigkeit-belegpflicht.html
Schritt 3 - prüfen und ergänzen der Daten im Efsta Portal, XML Datei herunterladen
Zum Bearbeiten der Meldedaten klicken Sie entweder auf den in der wöchentlichen E-Mail enthaltenen Link zum Download der XML Datei oder folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre Kassenmeldung jederzeit im efsta Portal aufzurufen:
- Navigieren Sie zum Punkt „FISKALMELDUNGEN“ in Navigationsleiste links im Efsta Portal:
- Wählen Sie das entsprechende Unternehmen und optional den Standort aus und klicken Sie auf das Download-Symbol:
- Der Status daneben zeigt ob die Meldung zuvor heruntergeladen und somit abgeschlossen wurde. Ein rotes "x" bedeutet dass die Daten noch nicht heruntergeladen wurden und zuvor möglicherweise noch entsprechend überarbeitet werden müssen:
- Sollte keine Meldung zur Verfügung stehen, doch Sie möchten manuell Änderungen tätigen, klicken Sie bei dem entsprechenden Standort auf den Button „Neue Offene Meldung“ um diese anhand der aktuellen Daten zu erstellen:
Bearbeiten der Meldedaten
Fehlen Informationen zur Erfüllung der Meldepflicht werden diese mit rotem Rahmen dargestellt. Bitte ergänzen Sie alle Rot markierten Felder um eine inhaltlich korrekte XML Datei erstellen zu können, sonst ist das Herunterladen nicht möglich. Weiters wird jegliche manuelle Änderung oder Abweichung seit der letzten, erfolgreich abgeschlossenen Meldung Orange eingerahmt und beim Speichern automatisch ins efsta Portal, sowie zum EFR, übertragen:
Die meisten Angaben sind von Efsta vorab befüllt, so dass nur noch 2 Angaben für die Kassenmeldepflicht von Ihnen nachgepflegt werden müssen. Ergänzen Sie das Anschaffungs- bzw. Inbetriebnahmedatum Ihres eAs (Kassensystem) oder ggf. das Datum der Außerbetriebnahme. Im efsta Portal werden die Datumsfelder nach folgenden Kriterien befüllt:
Anschaffungsdatum eAs: ist das Datum der EFR Erstellung
Inbetriebnahme eAs: ist das Datum der ersten Transaktion
Nachdem alle Daten ergänzt wurden, klicken Sie auf “Meldung Erstellen" und bestätigen nach sorgfältiger Durchsicht den angezeigten Hinweis. Anschließend können Sie mit fortfahren und die Datei wird per Standardeinstellung heruntergeladen (z.B.: Download Ordner).
Die Daten in der XML Datei sind so formatiert, dass ein Upload für die Steuerpflichtigen direkt über "Mein ELSTER" Portal möglich sein wird.
Wichtig: Die TSE-Daten (inkl. BSIID) werden via efsta EFR übernommen und zur Meldung herangezogen. Sollten manche Felder nicht automatisch mit Daten befüllt worden sein und nicht klar ist, welche Angaben fehlen oder ergänzt werden müssen, nutzen Sie bitte die offizielle Ausfüllhilfe des BMF.
Beachten Sie:
Das BMF fordert vom Steuerpflichtigen EINE Meldung aller elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAs) pro Betriebsstätte. Wenn an dieser Betriebsstätte also noch weitere externe Kassen / eAs in Verwendung sind, so können Sie diese manuell im efsta Portal hinzufügen. Die Beschreibung finden Sie in der Anleitung von Efsta. Spätestens im "Mein ELSTER" Portal (siehe Kapitel Datenpflege, Prüfung und Einreichung in "Mein ESTER") müssen diese Daten ergänzt werden.
"Mein Elster" Portal- Anmeldung & XML Datenupload
Im folgenden Abschnitt finden Sie Informationen bezüglich Upload, Wartung und Übermitteln der Daten im "Mein ELSTER" Portal.
Anleitung zum Upload des XML vom efsta Portal:
- Klicken Sie folgenden Link um das "Mein ELSTER" Portal zu öffnen: https://www.elster.de/eportal/login/softpse
- Laden Sie Ihre Zertifikatsdatei (*.pfx) hoch und geben Sie Ihr Passwort ein:
- Nach erfolgreicher Anmeldung navigieren Sie im Menü links zu ‘Formulare & Leistungen - Alle Formulare‘
- Anschließend klicken Sie auf ‘Sonstige Formulare‘ im Hauptfenster um die entsprechende Sektion auszuklappen und wählen den Punkt ‘Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)‘
- Klicken Sie den ‘Weiter‘ Button und geben in der darauffolgenden Eingabemaske das Datum zur Erfassung der Kassenmeldung im Format „TT.MM.JJJJ“ ein
- Abschließend navigieren Sie zu ‘XML-Import‘und ziehen per Drag&Drop die aus dem efsta Portal heruntergeladene XML-Datei in das vorgesehene Feld ‘XML-Daten‘und bestätigen dies durch ‘XML-Daten hochladen‘:
Datenpflege, Prüfung und Einreichung in "Mein ELSTER"
XML Datei finalisieren
- Prüfen Sie das Land und die Steuernummer auf ihre Richtigkeit und fahren sie mit ‘Nächste Seite‘ fort:
- Prüfen bzw. ergänzen Sie ggf. die Daten zum Steuerpflichtigen und klicken anschließend auf die Schaltfläche ‘Nächste Seite‘:
- Hier ergänzen Sie die Bezeichnung der Betriebsstätte (z.B. Filiale XYZ)
- Überprüfen Sie die Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAs)
- Sollten Sie die Außerbetriebnahme einer Kasse melden, so erfassen Sie hier bitte das Datum der Außerbetriebnahme. Abschließend klicken Sie auf ‘Nächste Seite‘:
Hinzufügen weiterer Aufzeichnungssysteme (eAs)
Erneut der Hinweis für Nutzern des Lexware Kassenmoduls in Verbindung mit weiteren externen Kassen: Das BMF fordert vom Steuerpflichtigen EINE Meldung aller Kassen / elektronischer Aufzeichnungssysteme (eAs) pro Betriebsstätte. Wenn an dieser Betriebsstätte also noch weitere externe Kassen / eAs in Verwendung sind, welche jedoch nicht im efsta Datenexport beinhalten waren (siehe Kapitel Externe Kassen / eAs ), so MÜSSEN diese beim nächsten Schritt im Elster Portal ergänzt werden.
- Klicken Sie im Anschluss an den erfolgreichen XML Upload auf ‘Elektronisches Aufzeichnungssystem hinzufügen‘
- Erfassen Sie die geforderten Daten unter Zuhilfenahme der Ausfüllhilfe des BMF.
- Schließen Sie das Formular mit dem Button ‘Elektronisches Aufzeichnungssystem übernehmen‘ ab.
Prüfung & Einreichen der Meldung
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass aktuell jede Betriebsstätte einzeln gemeldet werden muss. Eine Sammelmeldung ist zu diesem Zeitpunkt nicht möglich!
- Haben Sie das XML und alle nötigen eAs erfolgreich hinzugefügt, klicken Sie auf 'Alles Prüfen':
- Sind die Informationen korrekt erfasst, erscheint die Meldung ‘Es sind keine Fehler vorhanden‘. Klicken Sie auf ‘Weiter‘:
- In der Zusammenfassung sehen Sie alle erfassten Daten – sind diese korrekt, klicken Sie auf ‘Absenden‘
- Nach dem Absenden können Sie das Übertragungsprotokoll herunterladen oder drucken. Auch per E-Mail wird die Übertragung der Kassenmeldung bestätigt:
Fragen und Antworten
Was bedeutet BSIID
Steht für die Zertifizierungsnummer der eingesetzten TSE, welche auf der BSI Webseite zu finden ist – die BSIID wird durch die Verknüpfung der TSE im eftsa Portal (im XML File inkl. der TSE Seriennummer und das Inbetriebnahmedatum) automatisiert in der XML Datei übernommen.
Was ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAs)
Ein elektronisches Aufzeichnungssystem (eAs) in Deutschland ist gemäß § 146a der Abgabenordnung (AO) ein Gerät oder eine Software, welches zur Erfassung von Geschäftsvorfällen, insbesondere Kasseneinnahmen und -ausgaben, eingesetzt wird. Elektronische Aufzeichnungssysteme sind typischerweise elektronische oder computergestützte Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder vergleichbare Systeme, die zur Aufzeichnung von steuerlich relevanten Geschäftsfällen verwendet werden.
Das Bundesfinanzministerium stellt ebenfalls weitere Informationen zur Verfügung. Sprechen Sie zu dieser Thematik bei Fragen auch mit Ihrem Steuerbüro.
