Hintergrund
In § 42b EStG ist der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber geregelt:
Diese Norm gibt in Satz 1 und Satz 2 vor, ob ein Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich prinzipiell durchführen muss (min.10 steuerpflichtige Arbeitnehmer am 31.12.) oder durchführen kann (weniger als 10 Arbeitnehmer am 31.12).
Die Summe der während des Kalenderjahres korrekt einbehaltenen monatlichen Lohnsteuerabzugsbeträge entspricht ggf. nicht der Jahreslohnsteuer für den Arbeitslohn. Als Ursache kommen sowohl Änderungen in den persönlichen Verhältnissen des Arbeitnehmers (z. B. Reduzierung der Arbeitszeit) als auch Lohnschwankungen in Betracht.
Beim Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber wird ein Vergleich der Jahreslohnsteuer mit der Summe der abgeführten Monatslohnsteuerbeträge durchgeführt.
Übersteigt die Summe der abgeführten monatlichen Lohnsteuerbeträge die Jahreslohnsteuer, hat der Arbeitgeber die übersteigenden Steuerabzugsbeträge zu erstatten.
Ergibt sich ein Lohnsteuer-Fehlbetrag, muss der Arbeitgeber keinen "negativen Lohnsteuer-Jahresausgleich" durchführen.
Die Nachforderung von zu wenig einbehaltener Lohnsteuer erfolgt dann durch das Finanzamt durch die Einkommensteuerveranlagung.
Beachten Sie:
Ist ein Lohnsteuer-Fehlbetrag auf einen unzutreffenden Lohnsteuerabzug zurückzuführen, ist der Arbeitgeber berechtigt, die fehlende Lohnsteuer bei der nächsten Lohnabrechnung nachträglich einzubehalten. Solange die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht erteilt wurde, kann auch nach Ablauf des Kalenderjahres der Lohnsteuerabzug korrigiert werden. Wenn der Arbeitgeber von dieser Berechtigung keinen Gebrauch macht, ist das Betriebsstättenfinanzamt durch eine Anzeige über den fehlerhaften Lohnsteuerabzug zu unterrichten, um eine mögliche Haftung auszuschließen.
Voraussetzungen für den Lohnsteuer-Jahresausgleich
Wenn der Arbeitgeber den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen muss, heißt dies nicht automatisch, dass auch für jeden Mitarbeiter der Ausgleich durchgeführt werden darf.
Hinweise:
- In § 42b Abs. 1 Satz 3 EStG sind Ausschlusskriterien festgelegt, in welchen Fällen kein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden darf.
- Der Lohnsteuer-Jahresausgleich kann auch für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer durchgeführt werden.
- Wenn sich die Anzahl der zu berücksichtigenden Kinder in der Pflegeversicherung ändert und damit der Pflegeversicherungssatz, ist kein LStJA möglich.
Dies gilt nur für Arbeitnehmer mit mehr als 1 Kind d. h. für Arbeitnehmer die zusätzlich um 0,25 % je Kind unter 25 Jahren in der Pflegeversicherung entlastet werden.
Wichtig: In Lexware lohn+gehalt darf der Lohnsteuer-Jahresausgleich für einen Mitarbeiter nur durchgeführt werden, wenn dessen Abrechnungen für das gesamte Jahr mit dem Programm erstellt wurden. Dies gilt auch dann, wenn die sonstigen Voraussetzungen (Vortragswerte sind erfasst) erfüllt sind.
Vorgehen
Der Lohnsteuer-Jahresausgleich kann im Abrechnungsmonat Dezember durchgeführt werden.
Lexware lohn+gehalt prüft die oben genannten Voraussetzungen und markiert Mitarbeiter, bei denen keine gesetzlichen Ausschlusskriterien festgestellt wurden.
- Rufen Sie zur Durchführung des Lohnsteuer-Jahresausgleichs den Menüpunkt 'Extras - Lohnsteuer-Jahresausgleich' auf.
In der Auflistung sind alle im Dezember abgerechneten Mitarbeiter enthalten.
Mitarbeiter, welche die Voraussetzungen für einen Lohnsteuer-Jahresausgleich erfüllen, sind grün markiert. Grau hinterlegt sind die Mitarbeiter, bei denen Lexware lohn+gehalt ein Ausschlusskriterium festgestellt hat.
Hinweis: Wenn Sie für einzelne Mitarbeiter keinen LSt-Jahresausgleich durchführen möchten, entfernen Sie einfach die Markierung durch Anklicken der Check-Box.
Sie haben selbstverständlich auch die Möglichkeit, Mitarbeiter für den Lohnsteuer-Jahresausgleich auszuwählen, die vom Programm nicht aktiviert wurden. Prüfen Sie dabei unbedingt die im Gesetz genannten Ausschlusskriterien.
Der Arbeitgeber haftet für die Steuerabzugsbeträge, die er im Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Unrecht erstattet.
- Klicken Sie auf 'Speichern'.
Dokumentation auf der Lohnabrechnung
Aus der Berechnung kann sich eine Erstattung oder eine Nachzahlung der Lohnsteuer ergeben. Für die gewählten Mitarbeiter werden die Differenzen mit den Steuerabzügen des Monats Dezember verrechnet. Die Lohnabrechnung enthält den Vermerk: 'Der Lohnsteuer-Jahresausgleich wurde durchgeführt'.
Dokumentation auf dem Lohnkonto
Auf der letzten Seite des Lohnkontos werden diese Beträge detailliert für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag aufgeführt. Das Lohnkonto enthält den Vermerk: 'Der Lohnsteuer-Jahresausgleich wurde durchgeführt. Der Unterschiedsbetrag ist einbehalten/erstattet'.
Lohnsteuer-Jahresausgleich rückgängig machen
Im Abrechnungsmonat Dezember:
Wenn Sie versehentlich einen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt bzw. versäumt haben, können Sie im Abrechnungsmonat Dezember die Auswahl der Mitarbeiter korrigieren.
Rufen Sie das dazu Menü Extras - Lohnsteuer-Jahresausgleich auf und entfernen bzw. setzen Sie das Häkchen bei den Mitarbeitern, für die kein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden soll.
Im Folgejahr:
Nach dem Versand der Lohnsteuerbescheinigung darf die getroffene Auswahl zum Lohnsteuer-Jahresausgleich nicht mehr rückgängig gemacht werden. Deshalb steht die Programmfunktion nur bis zum Januar des Folgejahres zur Verfügung und dann auch nur wenn der Versand der Lohnsteuerbescheinigung verneint wurde.
Im Februar wird der Versand der Lohnsteuerbescheinigung regelmäßig angenommen, eine Änderung ist dann nicht mehr möglich.
Wichtig: Änderung nur im Korrekturmodus
Aus dem Folgejahr müssen Sie die getroffene Auswahl über den Korrekturmodus ändern. Der Aufruf erfolgt über das Menü 'Bearbeiten-Korrekturmodus'. Außerhalb des Korrekturmodus erfolgt keine Neuberechnung der Steuerabzüge.
Eine ausführliche Anleitung, wie Sie den Lohnsteuer-Jahresausgleich rückgängig machen können, finden Sie in dieser FAQ.
