Elektronische Arbeitsbescheinigungen (BA-BEA)

Die Abkürzung 'BA-BEA' steht für "Bundesagentur für Arbeit-Bescheinigung elektronisch annehmen." Zum 01.01.2023 wird die elektronische Übermittlung an die Bundesagentur für Arbeit verpflichtend.

Hintergrund:

Der Arbeitgeber hat gem. § 312 SGB III auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der Bundesagentur alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangsgeld erheblich sein können (Arbeitsbescheinigung). 

Nachfolgende Bescheinigungen müssen ab 2023 elektronisch übermittelt werden:

  • Arbeitsbescheinigungen 
  • Bescheinigung über Nebeneinkommen
  • Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU)

Für Arbeitsverhältnisse, die bereits zum 31.12.2022 enden, können die Bescheinigungen noch in Papierform eingereicht werden. Dies gilt auch für die Bescheinigung zum Nebeneinkommen und für die Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (EU).

Die elektronische Arbeitsbescheinigung steht Ihnen ab dem Abrechnungsmonat Januar 2023 im Menü 'Extras-Arbeitsbescheinigungen (BA-BEA)' zur Verfügung. Die Einreichung eines Formulars bei der BA entfällt.  
Die elektronisch übermittelten Daten werden automatisch in das EDV-System der BA eingespielt.

Wichtiger Hinweis: Der Arbeitnehmer kann von der BA einen Ausdruck der elektronischen Bescheinigung verlangen und die Richtigkeit der Angaben prüfen.
Im Programm können Sie die Arbeitsbescheinigung im Menü 'Extras-Arbeitsbescheinigung (BA-BEA)' drucken.
 

Vorgehen - Arbeitsbescheinigung erstellen

  1. Geben Sie das Austrittsdatum und den Austrittsgrund in den Mitarbeiterstammdaten ein.
  2. Rufen Sie den Menüpunkt 'Extras-Arbeitsbescheinigungen 'BA-BEA' auf.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neu'.
  4. Wählen Sie den Mitarbeiter und die gewünschte Bescheinigungsart aus.
  5. Klicken Sie auf 'Erstellen' 
    Hinweise:
    - Die meisten Daten werden automatisch aus den Stammdaten des Mitarbeiters übernommen. Sie müssen nur noch Ergänzungen vornehmen. Fehlende Angaben sind rot markiert.
    - Nach der Installation des Updates Januar 2025 können Sie im Menü die Prüfliste aufrufen. ('Extras- Arbeitsbescheinigung (BA-BEA)- Prüfliste für die aktuelle Firma'). 
  6. Versenden Sie die Arbeitsbescheinigung über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sendeassistent'.
  7. Aktivieren Sie im Sendeassistenten das Meldeverfahren 'BA-BEA-Arbeitsbescheinigungen'

Wichtiger Hinweis bei Aussteuerung:
Bei Aussteuerung, müssen Sie im Programm den Bereich 'Kündigung/Entlassung' vollständig ausfüllen. Die für den Versand der Arbeitsbescheinigung notwendige Angabe 'Aussteuerung' steht erst in dem Abrechnungsmonat zur Verfügung, in dem die Fehlzeit 'Krankheit, nach Ablauf/Krankengeldbezug' beginnt.
Beachten Sie hierzu folgende FAQ's:

Korrektur der Arbeitsbescheinigung

Wenn Sie Abrechnungsdaten ändern, wird eine noch nicht versendete Arbeitsbescheinigung im Status 'Entwurf' bzw. 'Fertiggestellt' nicht mit den neuen Daten überschrieben. Sie müssen die bereits erstellte Arbeitsbescheinigung löschen und neu erstellen.

Vorgehen  

  1. Rufen Sie das Menü 'Extras-Arbeitsbescheinigung (BA-BEA)-Bescheinigungsassistent' auf.
     
  2. Löschen Sie die zuvor erstellte Arbeitsbescheinigung.
  3.  Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neu' um die Arbeitsbescheinigung mit den aktuellen Daten zu erstellen.

Vorgehen bei einer Änderung der Mitarbeiterstammdaten nach dem Austrittsmonat

Wenn Sie über den Korrekturmodus Stammdaten eines Mitarbeiters ändern und der aktuelle Abrechnungsmonat der Firma nach dem Austrittsmonat liegt, müssen Sie die Stammdatenänderungen auch im aktuellen Abrechnungsmonat erfassen. 

Beispiel:

  • Austrittsdatum Mitarbeiter A am 30.06.
  • Der aktuelle Abrechnungsmonat der Firma ist September.
  • Die Adresse des Mitarbeiters hat sich ab 01.05. geändert. 

Vorgehen:

  1. Erfassen Sie über den Korrekturmodus die Stammdatenänderung.
    In unserem Beispiel wählen Sie den Korrekturzeitraum 05-06.
    Hinweis:
    Im Korrekturmodus können die Stammdaten nur bis zum Austrittsmonat des Mitarbeiters geändert werden.
    Damit die Stammdatenänderung in der Arbeitsbescheinigung enthalten ist, müssen Sie die Stammdatenänderung zusätzlich im aktuellen Abrechnungsmonat der Firma erfassen.
  2. Rufen Sie den aktuellen Abrechnungsmonat (im Beispiel September) auf und wählen 'Abrechnung bearbeiten' aus.
    In unserem Beispiel im September.

Die BA-BEA Arbeitsbescheinigung wird mit den aktuellen bzw. korrigierten Stammdaten erstellt und kann versendet werden.

Hinweis: Beachten Sie die umfangreiche Programmhilfe.