Hintergrund
Wenn Sie eine Hausverwaltung übernehmen und die Anfangssalden der Rücklagenkonten über 'Sonderbuchung Bank' buchen, wird der Anteil der Eigentümer strikt nach dem hinterlegten Miteigentumsanteil berechnet. Die Ursache ist, dass es kein abgerechnetes Vorjahr gibt, sodass die Bestände der Eigentümer nicht gespeichert sind. Die Beträge werden übrigens immer 0,00 Euro ausweisen, falls Sie keinen Miteigentumsanteil angegeben haben.
Das ist nicht weiter schlimm, sofern Sie nach Miteigentumsanteil abrechnen möchten. Es kommt jedoch vor, dass z. B. in einer Wohnanlage die Kosten auf zwei Häuser verteilt werden, die Erhaltungsrücklagen aber getrennt ausgewiesen werden müssen. Somit hat auch jedes Haus einen separaten Miteigentumsanteil, der auf die Eigentümer getrennt umgelegt werden muss.
Der Screenshot verdeutlicht, wie das Ergebnis der Abrechnung aussieht, wenn keine abweichenden Vorkehrungen getroffen werden.
Vorgehen Versionen 2021 und 2021
Für unser Beispiel wählen wird das Abrechnungsjahr 2020 und legen zunächst zwei Rücklagenkonten an. Die werden beim Gebäude im Reiter 'Rücklagenkonten' hinterlegt.
In einer Wohnung legen wir zwei entsprechende spezielle Schlüssel im Reiter 'spez. Schlüssel' an.
Um die Endbestände buchen zu können, benötigen wir zwei Rücklagen-Umlagekonten. Weisen Sie als 'Schlüssel 1' den jeweils passenden zuvor angelegten Schlüssel zu. Aktivieren Sie die Option 'Rücklage'.
Somit können die Bestandsbuchungen erfolgen. Beachten Sie, dass der Rücklagen-Anfangsbestand nicht über 'Sonderbuchung Bank' gebucht wird. Stornieren Sie eine solche Buchung, falls Sie diese bereits vorgenommen haben.
Der Anfangsbestand wird über das jeweilige Umlagenkonto als negativer Wert bei einem positiven Kontostand gebucht zum Ende des vorherigen Wirtschaftsjahres. Prüfen Sie, dass auf das korrekte Bankkonto gebucht wurde.
Anschließend starten Sie die Abrechnung, die zunächst für das Jahr 2019 erstellt wird. Wählen Sie bei den Abrechnungsoptionen und dem Abrechnungszeitraum 'benutzerdefiniert' aus und geben das entsprechende Jahr an.
Die Abrechnung wird erstellt mit den korrekten Endbeständen, die jetzt bei den Eigentümern gespeichert sind.
Ergebnis
Im direkten Anschluss können Sie die Abrechnung für das aktuelle Wirtschaftsjahr erstellen.
Die Anfangsbestände sind korrekt und entsprechend der Umlageschlüssel verteilt.
Das Vorgehen funktioniert natürlich auch bei drei oder mehreren Rücklagenkonten.
Vorgehen Version 2023 (SP5)
Sie benötigen ebenfalls zwei (oder mehr) Rücklagenkonten und die entsprechenden speziellen Schlüssel. Dies dient allerdings nur den Buchungen der Rücklagenzahlungen im laufenden Wirtschaftsjahr. Um die Anfangsbestände ändern zu können, starten Sie zunächst die Abrechnung für den entsprechenden Abrechnungszeitraum. Sie werden dann eine Abrechnung wie im Kapitel 'Hintergrund' beschrieben erhalten - also mit vermutlich falschen Zahlen.
Öffnen Sie anschießend die Wohnungen, in denen der Rücklagenbestand geändert werden soll. Sie können dies über die neue Schaltfläche 'Rücklagenbestand verwalten' vornehmen. Sie könenn für jede Wohnung sowohl den Anteil des Ist-, als auch den Anteil des Soll-Bestandes ändern. Der Bestand Gesamt-Soll wird nicht mehr separat in der Datenbank gespeichert, sondern berechnet sich aus der Summe der Teil-Soll-Bestände aller im Abrechnungszeitraum beteiligten Wohnungen.
