Neu im Update Januar 2024
Die Beleganzeige unterstützt jetzt die Übernahme von Daten aus elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung). Sie können die Daten 'Datum', 'Belegnummer', 'Buchungstext' und 'Betrag' aus Ihren E-Rechnungen über die Schaltfläche 'Felder übernehmen' in die Buchungsmaske übernehmen lassen. Weitere Informationen finden Sie hier:
Hintergrund
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die nachfolgenden Formate entsprechen der CEN-Norm EN 16931:
- Die XRechnung ist ein XML-basiertes Rechnungsformat.
- ZUGFeRD (erst ab Version 2.0.1) ist ein hybrides Rechnungsformat (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei). Im Unterschied zur XRechnung enthält dieses Rechnungsformat auch einen einfach lesbaren Teil im PDF-Format.
E-Rechnung in Lexware buchhaltung buchen
XRechnung buchen
Nachdem Sie die XRechnung in den Eingangskorb hochgeladen haben, steht der Beleg zur Verbuchung bereit.
- Markieren Sie den Beleg im Eingangskorb.
- Der Inhalt wird komfortabel in der Beleganzeige angezeigt, ebenfalls können in der XML eingebettete Anlagen aufgerufen und eingesehen werden.
- Durch Klick auf die Schaltfläche 'Felder übernehmen' in der Symbolleiste können Sie folgende Daten direkt in die Buchungsmaske übernehmen: Datum, Nummer, Buchungstext, Betrag.
Beispiel: - Ergänzen Sie die fehlenden Angaben im Buchungssatz (Konto etc.) und schließen Sie die Buchung ab.
ZUGFeRD-Rechnung buchen
Nachdem Sie die ZUGFeRD-Rechnung in den Eingangskorb hochgeladen haben, steht der Beleg zur Verbuchung bereit.
- Markieren Sie den Beleg im Eingangskorb.
- Der Inhalt wird komfortabel in der Beleganzeige angezeigt.
- In der Seitenleiste links sehen Sie die Anlagen, die Sie per Mausklick öffnen können.
- Dieser Teil enthält die XML-Daten der Rechnung. Um zurück in die Beleganzeige zu wechseln, klicken Sie auf 'Zurück zu ZUGFeRD-PDF'.
- Durch Klick auf die Schaltfläche 'Felder übernehmen' in der Symbolleiste können Sie folgende Daten direkt in die Buchungsmaske übernehmen: Datum, Nummer, Buchungstext, Betrag.
Beispiel: - Ergänzen Sie die fehlenden Angaben im Buchungssatz (Konto etc.) und schließen Sie die Buchung ab.
Video zum Thema
In diesem 8-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre digitalen Belege in Lexware buchhaltung buchen.
Alle Informationen finden Sie auch in der nachfolgenden Anleitung.
Buchungsmaske für digitale Belege
Sie können die Belegfunktion im Menü 'Extras - Optionen' auf der Seite 'Notizen/Beleg' aktivieren bzw. deaktivieren. Standardmäßig ist die Belegfunktion aktiviert.
Die Buchungsmaske für digitale Belege öffnen Sie über das Menü 'Buchen'.
Alternativ können Sie die Buchungsmasken über die Kachel 'Digitale Belege' auf der Startseite öffnen. Hier sehen Sie in der Klammer die Anzahl der digitalen Belege, die sich im Eingangskorb befinden.
In den Buchungsmasken gibt es zusätzlich den Belegeingangskorb, die Navigationsleiste und die Beleganzeige.
Bestandteil | Beschreibung |
---|---|
Eingangskorb
| Im Belegeingangskorb liegen die digitalen Belege. Der Eingangskorb wird immer links angezeigt und kann in der Größe nicht individuell verändert werden. Über die Schaltfläche 'Liste einklappen' können Sie den Eingangskorb minimieren. |
Beleganzeige
| In der Beleganzeige sehen Sie den markierten digitalen Beleg. Sie können die Größe und Position der Beleganzeige ändern und z. B. auch auf einen zweiten Bildschirm schieben. Die individuellen Einstellungen werden gespeichert. |
Navigationsleiste
| In der Navigationsleiste haben Sie die Möglichkeit, in den Modus 'Ohne digitale Belege' zu wechseln. |
Buchungsmaske
| Die Buchungsmaske ist weitgehend identisch mit der Dialog- oder Stapelbuchungsmaske. |
Belege in den Eingangskorb importieren
Beim Belegimport verbleiben Ihre Originalbelege im jeweiligen Verzeichnis. Im Belegeingangskorb wird eine Kopie des Originalbeleges erstellt. Die Kopien werden im Datenverzeichnis gespeichert und sind damit Bestandteil der Datensicherung.
Für den Import der digitalen Belege in den Eingangskorb gelten folgende Einschränkungen:
- Zulässige Dateiformate: Im Eingangskorb werden nur die Dateiformate unterstützt, die in der Auswahlliste der Dateitypen angezeigt werden.
- Maximale Dateigröße: Die maximale Dateigröße ist 2 MB (Megabyte). Wählen Sie beim Scannen von Belegen die Auflösung so, dass die Dateigröße unter 2 MB liegt.
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre digitalen Belege in den Eingangskorb zu übernehmen:
- Sie ziehen die Belege mit der Maus in den Eingangskorb.
- Sie kopieren die Belege und verwenden für das Einfügen in den Eingangskorb das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder das Tastaturkürzel 'Strg + V'.
- Sie klicken auf die Schaltfläche 'Neue Belege'. Markieren Sie dann entweder 'Alle Dateien' oder selektieren Sie einen bestimmten Dateityp.
Nach dem Hochladen sehen Sie die digitalen Belege im Eingangskorb.
Hinweise | Erläuterung |
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Sortierung der Belege
| Die Standardsortierung im Eingangskorb ist 'nach Datum - absteigend', der neueste Beleg wird oben angezeigt. |
Mehrfachauswahl von Belegen | Um einer Buchung mehrere Belege zuzuordnen oder mehrere Belege zu löschen, nutzen Sie die Mehrfachauswahl:
|
Belege buchen
- Markieren Sie den digitalen Beleg im Eingangskorb. Der Beleg wird in der Beleganzeige angezeigt.
- Erfassen Sie den Beleg in der Buchungsmaske.
Tipp: Angaben aus dem digitalen Beleg in die Buchungsmaske übernehmen Die 'OCR-Erkennung' ermöglicht die Übernahme folgender Angaben: Datum, Nummer, Buchungstext, Betrag.
Bei elektronischen Rechnungen (XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung) übernehmen Sie diese Daten über die Schaltfläche 'Felder übernehmen' in die Buchungsmaske.
Bei allen anderen digitalen Belegen markieren Sie im Beleg die einzufügende Angabe.
Wählen Sie in der Auswahlliste das Feld, in dem die Eingabe erfolgen soll.Beispiel: Buchungstext
Im Feld 'Buchungstext' oder 'Nummer' können Sie weitere Angaben übernehmen oder die bisherige Angabe überschreiben.
Markieren Sie dazu die Angabe im Beleg und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf 'Buchungstext' bzw. 'Nummer'.
Wählen Sie die passende Option im Kontextmenü.Hinweis: OCR-Erkennung bei 'Betragseingabe ohne Komma'Falls Sie in den Optionen die 'Betragseingabe ohne Komma' aktiviert haben, beachten Sie folgende Besonderheit: Die OCR-Erkennung erkennt die Ziffern vor dem Komma als volle Zahl. Nachkommastellen werden aufgerundet oder abgerundet.
Beispiel:- Betrag auf dem Beleg: 35,70
- Stellen vor dem Komma werden erkannt: 35
- Nachkommastellen werden aufgerundet.
- Übernommener Betrag in der Buchungsmaske: 0,36
- Standardmäßig wird der digitale Beleg nach dem Buchen aus dem Eingangskorb entfernt. Um den digitalen Beleg nach dem Buchen im Eingangskorb stehen zu lassen, setzen Sie den Haken bei dieser Option:
- Klicken Sie auf 'Buchen'.
Hinweise
In den Buchungsmasken für digitale Belege gibt es in den Buchungslisten wichtige Unterschiede zu den Buchungsmasken 'Stapelbuchen' und 'Dialogbuchen'.
Buchungsmaske | Eigenschaften |
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Stapelbuchungsmaske für digitale Belege | Eine Buchung in der Buchungsliste kann nicht durch Markieren in die Buchungsmaske übernommen werden. Im Kontextmenü sind folgende Funktionen inaktiv: Löschen, Bearbeiten und Anzeigen. Um eine Stapelbuchung zu ändern oder zu löschen, wechseln Sie in 'Ansicht - Buchungsstapel'. |
Dialogbuchungsmaske für digitale Belege | In der Buchungsliste sind diese Funktionen inaktiv: Stornieren und Anzeigen. Um eine Journalbuchung zu stornieren, wechseln Sie in 'Ansicht - Journal'. |
Bei Netzwerkinstallation kann nicht parallel im Journal gebucht werden.
Deshalb kann es beim Journalbuchen mit digitalen Belegen auch nicht zu gleichzeitigen Zugriffen auf einen digitalen Beleg kommen.
Anders ist es beim Buchen in den Stapel. Hier muss verhindert werden, dass ein digitaler Beleg auf zwei Arbeitsplätzen parallel gebucht wird. Das ist wie folgt geregelt:
- Benutzer A bucht auf Client A den Beleg X im Stapel.
- Der Beleg X wird auf Client A aus dem Eingangskorb entfernt.
- Benutzer B verwendet auf Client B ebenfalls den Beleg X.
- Bei Klick auf 'Buchen' kommt folgende Meldung:
- Nach Klick auf 'OK' wird der Beleg X aus dem Eingangskorb von Client B entfernt.
- Die Buchung bleibt unverändert in der Buchungsmaske stehen.
Weitere Belege hinzufügen
Für das Hinzufügen weiterer Belege klicken Sie doppelt auf das Symbol 'Beleg' in der Buchungsliste.
In der Beleganzeige können Sie Belege anzeigen lassen, hinzufügen und löschen.
Außerdem können Sie das angezeigte Dokument drucken und als Kopie speichern.
Buchungen mit digitalem Beleg stornieren und löschen
Journalbuchungen sind nach dem Buchen unveränderbar. Das gilt auch für den zugeordneten digitalen Beleg. Um die Zuordnung eines Belegs zu entfernen, stornieren Sie die Buchung.
Stapelbuchungen können Sie ändern und löschen.
- Öffnen Sie 'Ansicht - Journal'.
Tipp: Sie können sich durch Doppelklick auf eine Buchung den Beleg und die Buchung gleichzeitig anzeigen lassen. - Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
- Klicken Sie auf 'Stornieren'.
- Geben Sie das Stornodatum ein.
- Die weitere Vorgehensweise ist abhängig davon, ob eine Neubuchung erfolgen soll:
Neubuchung ja/nein | Vorgehen |
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Neubuchung
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|
Keine Neubuchung
|
|
- Öffnen Sie 'Ansicht - Buchungsstapel'.
- Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
- Klicken Sie auf 'Bearbeiten'.
- Ändern Sie die Angaben zum Buchungssatz.
- Um Belege zu löschen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol für Beleg.
- In der Beleganzeige können Sie Belege hinzufügen und löschen.
- Wenn Sie alle Angaben geändert haben, klicken Sie auf 'Buchen'.
Wenn Sie eine Stapelbuchung löschen, können Sie die mit der Buchung verknüpften Belege wieder in den Eingangskorb übernehmen.
- Öffnen Sie 'Ansicht - Buchungsstapel'.
Tipp: Sie können sich durch Doppelklick auf eine Buchung den Beleg und die Buchung gleichzeitig anzeigen lassen. - Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
- Klicken Sie auf 'Löschen'.
- Um den zugeordneten Beleg wieder in den Eingangskorb zu übernehmen, bejahen Sie folgende Abfrage: