Revisionssichere Archivierung und das papierlose Büro sind ja mittlerweile Standard, oder etwa nicht? Weit gefehlt! Eine aktuelle Studie von Mittelstand 4.0 hat herausgefunden, dass nur ein Drittel der Befragten die rechtlichen Grundlagen und digitalen Buchführungsgrundsätze kennt. Knapp die Hälfte der Befragten hat sich sogar noch gar nicht mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – beschäftigt. Der Handlungsbedarf ist also groß und akut, denn die GoBD schreiben unter anderem eine revisionssichere Archivierung zwingend vor – Nachvollziehbarkeit, Prüfbarkeit sowie der Schutz vor Veränderung und Verlust der Dokumente sind nur einige der notwendigen Bedingungen. Bei einer Betriebsprüfung können Verstöße gegen die GoBD teuer werden.
Smarte Archivierung für PC & Mac
Mit Lexware archivierung hat der Spezialist für Unternehmenssoftware Lexware jetzt eine Lösung auf den Markt gebracht, mit dem kleine und mittlere Unternehmen genauso wie Selbstständige und Freiberufler ihre GoBD-konforme Archivierung ganz einfach und sicher erledigen können. Die Software ist in nur wenigen Minuten installiert und das erste on-premise-Produkt von Lexware, das nicht nur auf Windows, sondern auch auf MacOS läuft. Über einen auf dem Desktop installierten Archivierungsassistenten lassen sich dann unkompliziert die Dateiordner auswählen, die archiviert werden sollen, und nach einmaliger Auswahl der Ordner läuft die Archivierung komplett automatisch. Die Lösung ist dabei universal einsetzbar – sprich, die Dokumentenübernahme ins digitale Archiv erfolgt unabhängig von der verwendeten Software (z.B. der Buchhaltungssoftware). Ordner, die mit Lexware Lösungen wie Lexware buchhaltung, Lexware warenwirtschaft oder Lexware financial office angelegt wurden, erkennt der Assistent sogar automatisch.
Jederzeit mobiler Zugriff: Digitales, sicheres Archiv
Lexware archivierung bietet maximale Sicherheit und speichert die Daten revisionssicher in einer Cloud, die den deutschen Datenschutzbestimmungen entsprechend in Deutschland gehostet ist. Das sichere Archiv in der Cloud hat darüber hinaus den zentralen Vorteil, dass die Daten hier vor Verlust durch Feuer, Wasserschaden, Viren oder Hackerangriffe, die einen lokalen Speicher im Unternehmen lahmlegen bzw. vernichten würden, geschützt sind. Zudem garantiert die Cloud allen Berechtigten völlig ortsunabhängig und zu jeder Zeit mobilen Zugriff auf benötigte Dokumente. Hierfür gibt es eine native App für iOS – in Kürze auch für Android – mit der Anwender auch von ihren mobilen Endgeräten aus komfortabel auf ihre Dokumente zugreifen können.
Smarte Funktionen inklusive – z.B. Volltextsuche
Lexware archivierung bietet darüber hinaus praktische Zusatzfunktionen, zum Beispiel eine Volltextsuche: Jedes Wort eines Dokuments wird beim Hochladen automatisch erkannt. So lässt sich per Suchfunktion nach jedem Begriff in einem Dokument suchen. Binnen Sekunden wird dann das richtige Dokument angezeigt – eine große Arbeitserleichterung, die für mehr Effizienz sorgt. Des Weiteren sind Dokumente über eine Vorschau anzeigbar und lassen sich herunterladen, drucken oder direkt per E-Mail versenden.
Iterative Weiterentwicklung anhand von User-Feedback
Wie bei allen seinen Lösungen legt Lexware auch bei Lexware archivierung in puncto Funktionalität und Bedienerfreundlichkeit besonderen Wert auf die Meinung seiner Anwender. Damit sich die Lösung optimal den Bedürfnissen der Nutzer anpasst, wird sie laufend mithilfe des konkreten Anwender-Feedbacks inhaltlich und technisch weiterentwickelt. Die Gastzugänge für Steuerberater sind nur eines von vielen Bespielen für Features, die auf User-Wünsche zurückgehen.
Das Beste: Kunden von Lexware archivierung haben 30 Tage lang Zeit, um die Software in aller Ruhe kostenfrei zu testen.
Details und Preise (zzgl. MwSt.) Lexware archivierung
- Zwei User und fünf GB Speicherplatz
- Zwölf Monate Laufzeit
- Jederzeit zum Vertragsende kündbar
- Nach Kauf sofort verfügbar & einsatzbereit
- Preis: monatlich 19,90 Euro • 30 Tage Testrecht
Produkt-Upgrades – jederzeit aus der Anwendung heraus dazu buchbar:
- Je fünf GB zusätzlichen Speicherplatz gibt es für monatlich 14,90 Euro
- Jeder weitere User kostet monatlich 12,90 Euro
Fragen zum Produkt nimmt Lexware unter Feedback@archivierung.lexware.de oder telefonisch unter 0761 / 898 5239 entgegen.
