Effizienz und Zeitersparnis für Online-Händler

Carola Heine: Hallo Renée, die Leser können es nicht ahnen, aber wir treffen uns quasi im Morgengrauen, denn du bist sehr beschäftigt. Daher freue ich mich besonders, dass du uns mehr über Billbee erzählst. Was sollte ein Lexware Office User über Billbee wissen, was macht Ihr alles?

Renée Lauer: Billbee ist eine Auftragsabwicklung für Online-Händler. Das klingt immer etwas abstrakt, aber letztendlich spart man mit Billbee einfach sehr viel Zeit: Man kann Billbee an alle seine Verkaufs-Kanäle anbinden, also Shopsysteme, Marktplätze und Co., sodass alle Bestellungen in einem System gebündelt zusammenlaufen. Händler müssen also nicht an tausend verschiedenen Stellen schauen, welche Aufgabe als Nächstes anliegt, sondern können in einem Dashboard alles machen, was ab einem Kauf anfällt:

• Auftragsdokumente erstellen, also Rechnungen, Lieferscheine usw.
• die ganze Kundenkommunikation durchführen
• den kompletten Versand abwickeln
• Tracking-Infos an die Kunden und Kanäle übermitteln
• Artikel und Bestände verwalten und und und

Also kurz gesagt: Alles, was mit den Kunden und Bestellungen zu tun hat, liegt komfortabel in Billbee. Die Vorbereitung für die Buchhaltung kann man eben auch machen und dann ganz smart an Lexware Office übertragen, sodass die Buchhaltung sich automatisiert integriert.

Carola Heine: Für welche Shops? Funktioniert das für jeden beliebigen Shop oder muss man dafür eine bestimmte Plattform haben – was sind die Voraussetzungen?

Renée Lauer: Billbee verfügt über mehr als 120 Schnittstellen insgesamt, die meisten Shopsysteme und Marktplätze sind dabei.
Die Klassiker natürlich:

• Shopify
• Shopware
• Amazon
• eBay
• Otto usw.

Aber wir haben auch viele kleinere Marktplätze oder auch Shopsysteme angebunden. Eigentlich hatten wir bisher fast noch kein System, das sich jemand wünschte, das wir nicht realisieren konnten.
Wer ein bisschen technisch versiert ist, kann aber auch unsere offene API-Schnittstelle nutzen. Da kann man dann alles, was man machte, ganz einfach andocken. Außerdem erweitern wir die Möglichkeiten ständig.

Carola Heine: Wenn ich als Händlerin neu starte, was mache ich dann, um Billbee zu nutzen? Wie läuft das ab, wenn jemand bei mir beispielsweise Gummistiefel bestellt?

Renée Lauer: Wenn bei dir jemand Gummistiefel bestellt, dann kommt die Bestellung in Billbee an – natürlich siehst du auch, von welchem Shop oder Channel aus bestellt wurde. Ab diesem Punkt kannst du innerhalb von Billbee alles machen, was nach einem Kauf anfällt. Aber du musst nicht, denn der ganze Prozess lässt sich frei konfigurieren und du machst nur die Dinge, die du auch wirklich für nötig hältst.

Normalerweise bekommt zum Beispiel ein Kunde eine automatische Auftragsbestätigung oder eine Rechnung per Mail. Diese kannst du ganz individuell gestalten. Zum Beispiel, ob und wie sie gesendet wird und mit welchem E-Mail-Text. Das gilt für alle Abläufe.

Du kannst für die Gummistiefel automatisch den Versand auslösen, wenn das Geld eingetroffen ist. Alle Hintergrundinformationen, die für die Prozesse benötigt werden, laufen automatisch ab und du musst im Grunde nichts mehr manuell machen. Außer du möchtest das natürlich.

Der Warenbestand wird automatisch mit deinen Kanälen abgeglichen, die Gummistiefel sind also raus, wenn sie verkauft wurden, sodass du Überverkäufe verhindern kannst.

Carola Heine: Alles findet in nur einer Software statt, das ist enorm praktisch. Wer kam denn auf die Idee mit Billbee?

Renée Lauer: Das war unser Billbee-Gründer Jan, dessen Frau damals auf dem Dawanda-Marktplatz verkauft hat, als es das noch gab. Er sollte ihr immer die Rechnungen schreiben und die Versand-Labels drucken und hatte wenig Lust darauf. Also hat er eine kleine Software geschrieben, die erste hieß noch „Rechnungsdruck“. 
Das hat sich in der Dawanda Community schnell herumgesprochen und dann auch außerhalb, und irgendwann war klar: Da gibt es einen deutlich größeren Bedarf, das machen wir jetzt richtig und machen ein Business daraus.

Carola Heine: Wie sieht denn das Feedback von eurer heutigen Community aus – was gefällt den Leuten am besten an Billbee?

Renée Lauer: Ganz klar die große Zeitersparnis. Man hat ja gar keine Lust auf die ganzen nervigen Prozesse und vergisst dann auch mal was, wenn man das manuell macht. Billbee ist sehr flexibel, auch von der Nutzung her, und ist wirklich sehr einfach zu nutzen. Diese Effizienz begeistert unsere Nutzer sehr.

Carola Heine: Wie viele technische Vorkenntnisse muss ich denn haben, um Billbee zu nutzen, und was muss ich lernen, wenn ich Lexware Office und Billbee verbinden will?

Renée Lauer: Du brauchst keine Vorkenntnisse. Billbee ist so angelegt, dass man eben nicht noch einen Technik-Guru benötigt, um zu starten. Man benötigt kein technisches Verständnis, man kann alles eigenständig einrichten.

Natürlich muss es trotzdem niemand alleine machen. Wir haben für alle Fälle einen Support. Man kann auch einen zertifizierten Einrichtungsservice buchen, wir helfen jederzeit bei allem. Die Menschen haben unterschiedliche Präferenzen, darauf sind wir eingestellt und man kann sich gerne unterstützen lassen. Wir haben für alles Anleitungen und auch Videos. Aber man muss wirklich keine technischen Vorkenntnisse mitbringen.

Die Kombination aus Billbee und Lexware Office zeigt, wie sich operative E-Commerce-Prozesse und Buchhaltung sinnvoll miteinander verbinden lassen. Während Billbee Bestellungen aus verschiedenen Verkaufskanälen bündelt, Versandprozesse organisiert und Bestände synchronisiert, unterstützt Lexware Office eine strukturierte und digitale Weiterverarbeitung der buchhaltungsrelevanten Daten.
Für Online-Händler bedeutet das: weniger manuelle Arbeitsschritte und mehr Zeit für das eigentliche Geschäft. Durch automatisierte Abläufe können Bestellungen effizient abgewickelt und gleichzeitig die Grundlagen für eine übersichtliche Buchhaltung geschaffen werden.